Архивы — память общины

Одной из задач Местного Духовного Собрания является создание архива со всеми документами, отчетами и письмами, которые имеют отношение к деятельности бахаи на территории юрисдикции Собрания. Большинство документов являются единственными в своем роде, и при уничтожении или утере они не могут быть восстановлены для будущих поколений и историков.

Следующие документы должны сохраняться в архиве:

·         Протоколы, годовые отчеты;

·      статистическая информация о верующих, браках, новых декларациях, новорожденных и умерших;

·         юридические документы;

·         важная переписка;

·         финансовые отчеты;

·         протоколы местных комитетов;

·         местные информационные бюллетени;

·         статьи из местных газет;

·         фотографии;

·         аудиовизуальные материалы.

Необходимо составить список всех архивируемых документов, и регулярно его обновлять. В случае, если у местной общины появляется уникальный документ национального значения, она должна посоветоваться с Национальным Духовным Собранием, в каком архиве (местном или национальном) он должен храниться.

Местное Духовное Собрание должно назначить верующего или комитет, который будет отвечать за архив. Брать какие-либо документы из архива нельзя; при необходимости можно делать копии. Архив должен располагаться в сухом и чистом месте, защищенном от воды, огня и насекомых.

В отношении архивов бахаи лучшим руководством на данный момент можно считать: «Рекомендации для архивов бахаи» – документ, составленный Национальным архивом бахаи Национального Духовного Собрания бахаи Соединенных Штатов (2005).

Один из источников информации о том, как создавать архивы бахаи и работать с ними – сайт Независимой архивной службы «Архивы – память общины» www.bahaiarc.narod.ru

Вопрос: Ведется ли в вашей общине летопись? Сохраняете ли вы фотографии встреч бахаи?

Распределение и хранение документов

Хорошо структурированная система хранения позволит находить бумаги по любой теме сразу же, когда потребуется. Показателем достигнутого станет возможность собирать быстро, но аккуратно, все относящиеся к делу бумаги в папку. На каждой встрече у членов Собрания должна быть возможность читать входящую и исходящую корреспонденцию.

Документы должны храниться в папках до тех пор, пока их не перенесут в архив или не уничтожат – в зависимости от уровня значимости документов. Местное Духовное Собрание должно решить, сколько времени будут храниться документы в папках, и установить правило о том, какие документы передавать в архив.

Примеры наименования папок:

• Всемирный Дом Справедливости:

a.       Стратегические письма;

b.      Компиляции;

c.       Послания к Ризвану.

• Национальное Духовное Собрание:

a.       Стратегические письма;

b.      Письма (основные);

c.       Письма, адресованные Собранию;

d.      Письма к Праздникам Девятнадцатого Дня / бюллетени.

• Советники/ЧВК:

a.       Континентальная Коллегия Советников;

b.      Вспомогательная Коллегия.

• Комитеты

·         Другие Местные Духовные Собрания

·         Годовые отчеты.

• Протоколы встреч.
• Финансовая деятельность.
• Отдельные верующие:

a.       Переписка;

b.      Бумаги с рассмотрением личных вопросов.

• Местные бюллетени
• История бахаи
• Местный центр
• Статистические данные.
• Внешние связи
• Юридические документы
• Документы о выборах МДС, делегатов на съезд НДС.
• Материалы по распространению Веры и обучению
• Декларации о принятии Веры и заявления.
• Вопросы, ожидающие решения — для завершения.
• Исходящая корреспонденция. В этом файле копируется в хронологическом порядке каждое написанное письмо. Такая папка может служить членам Собрания средством просмотра исходящей корреспонденции.

→ Также см.: О номенклатуре дел бахаи. Национальный комитет по истории и архивам Веры. 31 марта 1993.

→ Сайт Независимой архивной службы «Архивы – память общины» www.bahaiarc.narod.ru

→ Рекомендации для архивов бахаи / НДС США. 2-е пересмотренное издание 2005.