|
Некоторые Собрания составляют график встреч
на несколько месяцев вперед, а некоторые
назначают каждую следующую встречу Собрания
во время заседания МДС. Также бывают
внеочередные встречи МДС, которые созываются
в ответ на быстрые изменения в ситуации или
при появлении вопросов, которые требуют
незамедлительного решения. В любом случае,
необходимо, чтобы все члены Собрания заранее
были извещены о предстоящей встрече.
Каждый
вопрос, который будет обсуждаться на
встрече, должен быть подготовлен. Секретарю
следует собрать всю необходимую информацию и
факты по каждому пункту. Всем членам
Собрания должна быть передана предшествующая
информация — это можно сделать до встречи с
помощью пересылки всей корреспонденции
членам Собрания. Это поможет им прочитать и
заранее подготовить различные решения по
обсуждаемым вопросам, а также лучше
подготовиться к встрече в целом.
Секретарю следует постараться найти
соответствующие цитаты из Писаний для
каждого пункта повестки. Изучение цитат в
немалой степени помогает сделать совещание
более эффективным и основанным на надежном
фундаменте.
Информация, которую необходимо готовить для
каждой встречи:
·
Повестка (см.
приложение);
·
Цитаты из Писаний;
·
Вся полученная по пунктам повестки
корреспонденция;
·
Ответы секретаря;
·
Отчет секретаря;
·
Отчет казначея.
Один или
два комплекта этих документов, скопированных
для встречи, помогут членам Собрания
освежить их в памяти.
Так как
работа Национального Собрания увеличивается,
было бы полезно — и для информирования
членов Национального Духовного Собрания, и
для экономии времени встреч Национального
Собрания — чтобы секретарь готовил
отчет,
состоящий из предшествующей информации по
пунктам, которые будут рассматриваться на
следующей встрече, и краткого описания
важных дел, выполненных секретарем между
встречами. Если потребуется, из-за
объема или важности, отчет секретаря может
рассылаться между встречами отдельным
посланием.
Использование отчета секретаря описанным
выше образом сокращает время на чтение писем
во время встречи, избавляет секретаря от
необходимости давать длинные устные
объяснения и предоставляет больше времени
для полезной консультации
Всемирный Дом Справедливости, 25 октября
1987, всем Национальным Духовным Собраниям.
Секретарь может напоминать казначею о
подготовке отчета для встреч.
Заканчивать встречи надо
вовремя, так
же пунктуально, как и начинать. Хотя
пунктуальность вовсе не должна мешает
продолжению
неформальной встречи друзей. А
окончание встреч
вовремя дисциплинирует и позволяет
избежать накопления неудовольствия от
постоянно затягивающихся встреч.
|
