|
Секретарь
собирает в повестку все вопросы, которые
появились между встречами, такие как:
запросы от Национального Духовного Собрания,
Регионального Совета бахаи, учебного центра,
Местных Духовных Собраний, от общины и от
отдельных верующих, которые простят совета у
Собрания. Секретарь может отвечать на
некоторую корреспонденцию без
предварительной консультации с Собранием.
Секретарь
готовит повестку, по возможности, совещаясь
с председателем. Повестка должна быть
изучена и одобрена Собранием в начале каждой
встречи. В этот момент (если это не было
сделано раньше по электронной почте) другие
члены Собрания могут добавить вопросы к
повестке.
Сразу же
после встречи все пункты, которые не были
обсуждены, должны быть перенесены в повестку
следующей встречи. Затем, по мере появления
каждого нового вопроса, он должен включаться
под соответствующим заголовком. Таким
образом повестка готовится постепенно. За
несколько дней до встречи повестка должна
быть разослана всем членам Собрания для
рассмотрения и комментариев.
Председатель и секретарь, совещаясь вместе, планируют
встречу. Им следует:
·
Определить «пункты для согласования» (те,
которые требуют одобрения, и дискуссия не
предполагается) и отметить их в повестке.
·
Заранее выслать повестку всем членам.
·
Заранее выслать необходимые материалы или
цитаты.
·
Выделить в повестке особые виды деятельности
или гостей.
·
Использовать список входящей
корреспонденции.
·
Четко обозначить каждый пункт в повестке как
«для информации» или «для исполнения».
·
Определить отведенное время для пунктов
повестки.
·
Определить временной приоритет пунктов.
·
Определить приоритет пунктов по значимости
относительно Дела – главенство следует
уделять работе по обучению, ибо это вопрос
наиважнейший.
·
Следить за вопросами, к которым понадобится
вернуться на следующих встречах.
·
Отвести время для
просмотра
списка контроля за
исполнением.
·
Выделить время для анализа своей
эффективности (при необходимости,
пересмотреть поставленные цели).
·
Структурировать повестку можно различными
способами: по важности вопросов, по датам и
срокам, по требуемой продолжительности
обсуждения… Вам решать, как именно вы будете
это делать.
→ Также см. приложение «Пример повестки МДС».
|
