Одно лишь
написание письма не означает, что решение
выполнено. Часто письмо пишется с запросом,
и если нет ответа, о нем забывают. Культура
обмена информацией и написания ответов
должна терпеливо и настойчиво
разрабатываться. Вот несколько предложений
на эту тему:
·
Можно попросить
того, кому адресовано письмо, подтвердить
получение. Во многих компьютерных программах
есть возможность автоматически запрашивать
подтверждение на получение письма;
·
Нужно определить окончательный срок
исполнения;
·
У секретаря должен быть список задач, откуда
вопрос вычеркивается только после того, как
решение/задача окончательно выполнена.
Например, компьютерная программа MS Outlook
имеет функцию создания задач, программа
потом делает напоминания о том, когда
задание должно быть исполнено;
·
Иногда дружелюбный телефонный звонок
помогает разъяснить ситуацию и дает адресату
возможность установить личный контакт
напрямую с секретарем.
Если
ответа на запрос нет, то секретарь должен
написать повторно и выяснить:
·
Может быть, получатель не понимает, что от
него требуется;
·
Может быть, получатель хотел бы получить
какую-то дополнительную информацию.
Если ни
одно из подобных дополнительных действий не
помогает, секретарь должен проинформировать
членов своего Собрания об этом, чтобы
разъяснить ситуацию и получить дальнейшее
руководство. Иногда принятое решение имеет
какие-то недостатки и необходима дальнейшая
консультация.
Если
Собрание чувствует, что вопрос очень важный
и его нельзя оставить без внимания, оно
должно обратиться за советом к Национальному
Собранию или Советнику.
Пример списка контроля за исполнением
|
Ответственные:
|
Дата встречи:
|
Пункт повестки:
|
Решение:
|
Намеченная дата
исполнения:
|
|
Тим А.
|
28.10
|
Стратегия на след.
квартал: Отчет местного учебного
комитета
|
Тим вместе с
местным учебным комитетом напишет
статью о стратегиях для вестника за
ноябрь.
|
До выпуска
вестника 11.10
|
|
Мария Б.
|
28.10
|
Офисы Собрания и
функции: Секретарь по личным делам
|
Мария, служа
секретарем Собрания по личным делам,
пригласит Джули, Маркоса и Мону
послужить в комитете по личным
делам, исследовать личные дела,
собирать факты для решений Собрания,
помогать исполнению решений.
|
Разослать
приглашения до 11.04
|
|
Брюс В.
|
28.10
|
Заявка на фин.
поддержку для новых детских классов
в районе
|
Брюс
проконсультируется о нуждах у
учителя детских классов.
|
До следующей
встречи МДС 11.04
|
|
Эрнесто Г. и
Татьяна Д.
|
28.10
|
Консультация на
Празднике Девятнадцатого Дня
|
Эрнесто проведет
совещание на Празднике
Девятнадцатого Дня Кудрат,
основываясь на письме к Празднику,
связывая с руководством Плана и
Писаниями, чтобы пояснить
собравшимся, как следовать
руководству/исполнять План. Татьяна
будет помогать с подготовкой.
|
Праздник Девятнадцатого Дня Кудрат, 11.04 в
19.30
|
Список контроля исполнения сразу показывает:
·
Дату встречи Собрания
·
Суть решения Собрания
·
Кто выполняет решение
·
Намеченную дату исполнения
Собрание может использовать список контроля за
исполнением, чтобы:
·
следить за исполнением каждого пункта;
·
быстро удостовериться выполнены ли решения в
срок;
·
видеть, возникли ли трудности и, если
необходимо, включить соответствующие пункты
для обсуждения в
повестку Собрания.
|
