|
Каждая коллекция рукописей должна получить
название, состоящее из трех частей. Первая
часть названия – это имя создателя
документов, будь то организация или
отдельное лицо. Вторая часть указывает на
тип коллекции, как это было описано выше.
Термин «документы» обычно используется в
организациях или институтах. Термин «бумаги»
– в отношении материалов отдельных лиц или
семей. «Коллекцией» – обозначают
искусственно сгруппированные материалы по
какой-то определенной теме, личности,
событию или типу документов. Всегда
используйте надлежащий термин. Третья часть
в названии коллекции – это диапазон дат.
Примеры названий коллекций:
Отдел секретариата, документы Местных Духовных Собраний, США, дела,
1924-1929.
Торнтон Чейз, бумаги, 1899-1912.
Вудро Вильсон, коллекция, 1892-1926.
После того, как коллекция названа, ей
присваивается номер коллекции и о ней
делается пометка в каталоге коллекций (см.
рисунок 6).
Нумерация коллекции позволяет архивисту
идентифицировать коллекцию с помощью номера,
а не по громоздкому названию. Это число
может быть комбинацией из букв и цифр.
Номера присваиваются последовательно в
порядке, в котором коллекции были получены,
например, M-1, М-2, М-3. Буква указывает на
часть архива, к которой коллекция будет
принадлежать (например, М =
рукописи/манускрипты), а номер определяет
конкретную коллекцию. Некоторые архивы
используют только цифры, где первое число
указывает, принадлежал ли документ
отдельному лицу или учреждению. Отдельные
коллекции отводятся для каждого
подразделения Духовного Собрания. Документы
каждого офиса разбиваются на серии
документов.
Дополнительные приобретения к уже
существующим коллекциям, получаемые иногда
через несколько лет после первоначального
поступления, добавляются к имеющимся
коллекциям с присвоением коллекционного
номера.
|
|
