|
Описи, в соответствии со своим названием,
предоставляют описание материала коллекции и
ее темы (См.
рисунок 11). Описи могут быть и краткими и подробными, в
зависимости от ценности коллекции и
имеющегося у архивиста времени. Описи
следует выполнить для всех коллекций,
имеющихся в архиве, включая личные бумаги,
чтобы описи выступали в роли указателей для
архивистов и помогали в работе
исследователям. В описи может быть
представлен один или все уровни описания,
приведенные в первом параграфе в разделе
«Организация архивного материала».
Опись должна начинаться с нескольких
параграфов, обычно называемых «Область и
содержание», в которых указывается название
коллекции, объем, история, образователь, а
также приводится краткое описание типа
материала включенного в коллекцию.
Описательный параграф в начале описи может
использоваться для сообщения о различных
материалах и их содержании. Здесь также
можно указать примечательные данные о
коллекции, которые могут заинтересовать
потенциального исследователя. Всё необычное
в этой коллекции, например, пробелы во
временной шакале, должно быть перечислено в
этом параграфе.
После описания, как правило, следует
перечисление коробов и содержащихся в них
папок. Список названий папок дает
исследователю представление о содержании
коллекции. Если позволяет время и
возможности, архивист может также составить
список всех писем в хронологической
последовательности, чтобы помочь
исследователям, заинтересованным в поиске
всей корреспонденции за определенный период
времени. В конце описи указывается список
всех материалов, которые были отделены от
коллекции и их текущее местоположение.
Исследователь может воспользоваться описью
для определения необходимых в его работе
частей коллекции и запросить только нужный
короб, а не всю коллекцию.
После того, как опись коллекции составлена,
она помещается в скоросшиватель. Копия описи
может храниться с коллекцией в первом коробе
сверху. Все записи об изъятии материалов из
коллекции и помещении их в другие части
архива должны быть подшиты вместе с описью
коллекции. Все описи хранятся вместе либо в
отдельном ящичке в папках, либо подшиваются
в кольцевой скоросшиватель.
|
|
