|
При организации, сохранении и описании
архивных материалов архивист преследует одну
цель: сделать коллекции доступными для
исследователей. Следовательно, один из самых
важных аспектов работы архивиста – это
взаимодействие с исследователями и
предоставление им доступа к архивным фондам.
Среди пользователей архива могут быть
администраторы бахаи, их помощники или
комитеты, а также ученые, писатели и другие
частные исследователи. Архив в консультации
с институтом, которому он принадлежит,
должен выработать правила, определяющие, кто
может пользоваться архивом. Независимо от
того, кому разрешено использовать архив,
архивист обязан осуществлять строгий
контроль над доступом к материалам.
Так как многие архивные материалы уникальны,
контроль должен быть намного строже, чем в
библиотеке, где материалы по большей части
возможно заменить.
Необходимо вести учет всех, кто и когда
пользуется архивом. Это можно сделать,
обязав посетителей перед началом работы
заполнять карточки или формы с обязательным
указанием даты, имени, адреса, цели и темы
исследования и требовать, чтобы они каждый
раз расписывались в журнале посещений.
Исследователи должны работать только под
наблюдением сотрудников архива. Архивист
должен вести учет того, какие коллекции
использовались, когда и кем. Это можно
контролировать путем заполнения
исследователем бланка запроса (См.
рисунок №13) для каждого затребованного документа. По мере
разрушения старого мирового порядка, кража
стала серьезной угрозой для архивов любого
рода, и архивист должен принять меры
предосторожности в отношении сохранности
коллекций, за которые он несет
ответственность.
Поскольку многие исследователи не знакомы с
архивами и тем, как ими пользоваться, задача
архивиста подготовить текст свода правил,
который будет выдаваться посетителю. Среди
этих правил должен быть обозначен запрет на
еду, напитки и курение в помещении, где идет
работа с архивными материалами. При работе с
рукописями также должны быть запрещены
ручки, т.к. вред причинённый документу
чернилами может оказаться катастрофическим.
Исследователь должен быть проинформирован
относительно правил касающихся авторского
права, литературной собственности и
библиографического цитирования материалов с
которыми он работает. Подобная информация
может быть отражена в описи. Архивист должен
четко объяснить, что это обязанность
исследователя, а не архива, получить
разрешение у обладателя литературной
собственности на публикацию любой части
неопубликованной рукописи. Обладателем
литературной собственности обычно является
автор рукописи или его наследники.
Архив может ограничить доступ к некоторым
документам в целях обеспечения
конфиденциальности информации или
неприкосновенности частной жизни людей.
Архивисту следует совместно с Духовным
Собранием разработать политику доступа к
документам Собрания. Обычно к документам
Духовного Собрания, которые не являются
публичными, доступ закрыт на определенный
срок, как правило, не более пятидесяти лет,
и для доступа к таким материалам необходимо
получить разрешение Духовного Собрания или
его секретаря. В отношении личных бумаг
донор может указать ограничения во время
передачи документов. Архив также может
ограничить доступ к материалам, которые
представляют особую ценность, хрупки или
нуждаются в реставрации. С подобных
материалов необходимо снять копии или
сделать микрофильмы и исследователям
разрешать пользоваться только копиями.
Однако в архивной практике в целом стараются
накладывать как можно меньше ограничений,
т.к. считается, что способствовать научным
исследованиям наилучшим образом можно –
предоставляя свободный доступ к информации.
Архивисту следует
помнить, что он в позиции служения по
отношению к исследователю, но он не должен
проводить исследование за него. Хотя в
настоящее время это обычно не является
проблемой, в будущем архивисты бахаи должны
будут принимать решения о том, какие услуги
их ограниченное время позволит им выполнять.
|
|
