|
Скорее всего, архивист будет предоставлять
возможность поиска для институтов бахаи,
которым он служит, т.к. администраторы
бахаи, как правило, часто слишком заняты,
чтобы осуществлять поиск в архивах
самостоятельно. Как только различные отделы
поймут, что они могут оперативно получать
историческую или иную информацию из архивов,
частота запросов, вероятнее всего,
возрастет. Т.к. архивист лучше всех знает
содержимое коллекции, он может
порекомендовать те материалы из архивов,
которые могут оказаться полезными Собранию,
комитету или другому институту для их
работы. Это усилит эффект от работы архивов
ощущаемый Собранием и его подразделениями, и
может повлиять в сторону увеличения
количества сотрудников архива и выделяемого
финансирования. По этой причине архивисту
следует быть в курсе того, какие архивные
материалы чаще всего бывают востребованы
различными отделами, и использовать это
знание для планирования приоритетов
приобретения и обработки архивных
материалов.
Архив также может предоставлять справочные
услуги для других институтов бахаи и
исследователей, которые не могут лично
посетить архив. Запросы поступают по
телефону, почте, электронной почте и факсу.
Архивисту необходимо вести учет всех
запросов. Журнал регистрации можно вести в
виде таблицы. Иногда бывает полезным знать,
ответы на какие запросы уже предоставлялись.
Это поможет избежать повторной работы. Также
следует вести статистику предоставляемых
выписок. Подобная статистика показывает,
какие темы наиболее часто запрашиваются, что
поможет разработать стратегию новых
приобретений и определить цели в обработке
материала. Также это позволит выяснить, кто
является основным потребителем услуг архива.
На
рисунке 12
изображен бланк справочного запроса,
используемый в Национальном архиве бахаи
США.
Имеется достаточно постоянный спрос на
биографическую информацию, которую не всегда
легко найти в материалах Духовного Собрания.
Специальные коллекции могут быть созданы для
хранения копий документов с биографическими
данными.
Чтобы более эффективно использовать время
работы архивиста, может оказаться полезным
создать компьютерную базу данных для часто
запрашиваемой информации, такой как список
всех членов вашего Местного или
Национального Духовного Собрания или даты
формирования Местного Духовного Собрания.
Для тех Духовных Собраний, где имеются
активные медиа-службы или издательские
комитеты, архивные коллекции фотографий и
биографической информации будут очень кстати
для выпусков видео, журналов и других
программ. Для Местных Духовных Собраний
архив может быть полезным ресурсом при
организации событий по провозглашению или
подготовки газетных статей.
|
|
