Архивы — память общины

Обращения ВДС Заявления МСБ Библиография Новости СНМБ База знаний Блог Мы в

Поддержите этот сайт, установите у себя наш баннер

Этот сайт о памяти общины. Присылайте рассказы о своей общине бахаи. Мы их опубликуем в нашем блоге.

Рекомендуем ознакомиться с методическими рекомендациями «Защита архивных документов от плесневых грибо», составитель: Н.М.Грефнер,  научный сотрудник НИС, к.б.н. Санкт-Петербург, 2001 г.

ПАМЯТЬ МИРА

Полный текст в формате PDF

Память мира: Общие руководящие принципы сохранения документального наследия

3.3 Принципы обеспечения сохранности

3.3.1 Ниже приводятся краткие сведения о некоторых основных принципах надлежащей практики обеспечения сохранности.

3.3.2 Тщательный контроль за документацией и коллекциями – «поддержание надлежащего порядка» – является предпосылкой обеспечения сохранности. В зависимости от рассматриваемого материала в качестве механизма контроля можно использовать каталог, инвентарную опись либо определенную иную форму регистрации внешнего вида и содержания коллекции, вплоть до уровня отдельных носителей. Контроль может осуществляться при помощи осуществляемых вручную операций либо – что предпочтительней – в электронной форме 9. Маркировка и документирование характера и состояния материала отдельных

носителей позволяют обеспечить надежность в управлении и поиске информации и являются важным аспектом «поддержания порядка». Когда проводится консервация, важно документировать, что именно было сделано, когда и с какими носителями проводилась работа.

Надлежащий контроль за документацией и коллекциями требует времени и дисциплинированности, но помогает избежать ненужных потерь и двойной работы.

3.3.3 Условия хранения – включая такие параметры как температура, влажность, освещенность, загрязнение воздуха, наличие животных и насекомых, физические средства обеспечения безопасности – должны, насколько это возможно, способствовать максимальному продлению срока жизни хранимого носителя. «Идеальные» требования существенно варьируются в зависимости от используемого материала. Например, бумага, пленка и видеокассеты требуют для своего хранения различные температурные режимы и уровни влажности. К сожалению, большинство учреждений, обеспечивающих хранение, вынуждены работать отнюдь не в идеальных условиях, поэтому речь идет о том, чтобы делать все возможное имеющимися средствами и работать над дальнейшим улучшением состояния объектов. Значение имеют все факторы, включая наличие протекающих крыш, разбитых окон, ненадежного фундамента, систем обнаружения и тушения пожаров, готовность к стихийным бедствиям и контроль за состоянием окружающей среды. Правильное ведение дел и обеспечение надзора достижимо и в условиях, далеких от идеальных.

3.3.4 Давно известное утверждение «легче болезнь предупредить, чем потом ее лечить» по всеобщему признанию, как нельзя более применимо к документальному наследию.

Приемы и методы, сдерживающие старение и потенциальный износ материалов при работе с ними, гораздо эффективнее и дешевле, чем любая технология восстановления. Немаловажное значение имеют соблюдение правил хранения, обращения и размещения на полках и стеллажах, обеспечение надежной защиты и бережное обращение при перемещении.

3.3.5 Консервация оригинального документа и защита его целостности призваны обеспечить, чтобы не допускалась утеря никакой информации и сохранялась возможность применять самые новые разработки, связанные с обеспечением сохранности и доступа.

Оригиналы документов нередко имеют внутреннюю ценность, которой никогда не будет обладать копия. Многие учреждения выражают сожаление в связи с преждевременным уничтожением оригиналов, поскольку сделанная копия впоследствии оказывалась ниже по качеству. К ликвидации оригинала, независимо от того, в каком количестве изготовлены его копии, никогда не следует относиться легкомысленно.

3.3.6 Перевод содержания на новую основу или изменение формата – копирование документа на носитель иного формата – приносит пользу и нередко связано с необходимостью получения доступа к оригиналу. Безусловно, программа «Память мира» поощряет оцифровку и микрофильмирование, чтобы обеспечить всеобщий доступ, а доступность копий в любом виде уменьшает нагрузку на оригинальный документ и тем самым помогает обеспечить его сохранность. С другой стороны, перевод содержания на новую основу в качестве стратегии обеспечения сохранности требует осторожности. Иногда обойтись без этого невозможно, например, в тех случаях, когда первоначальный носитель стал непрочным. В то же время эта операция связана с утратой информации и дальнейшей невозможностью использовать новые средства и в будущем может вызвать непредсказуемый риск, если используемая технология копирования устареет. Осмотрительности требуют как новые подходы, включая оцифровку, так и прежние приемы, включая фоторепродуцирование.

3.3.7 В такой работе всегда присутствует соблазн, а иногда бывает политическая необходимость пожертвовать обеспечением длительной сохранности и ограничиться удовлетворением краткосрочного спроса на доступ к документам, и этого следует, по возможности, избегать. Если открытых для доступа копий не существует, то, как правило, лучше отказаться от выдачи оригинала, находящегося в плохом состоянии, и не подвергать его, возможно, непоправимому ущербу.

3.3.8 Единого стандарта не существует. Разные виды носителей требуют не только различных условий хранения, но и отличающихся методов обращения, организации и консервации. В дополнение к традиционным материалам, рассчитанным на «чтение человеком», включая текст, напечатанный на бумаге, все чаще появляются материалы, рассчитанные на «чтение машиной», включая компьютерные диски и видеокассеты, существование и поиск информации на которых зависят от технологий, имеющих все более короткий срок жизни. Каждая из них требует внимательного учета их индивидуальных особенностей. Разработка согласованных на международном уровне норм, например, касающихся передачи цифровых данных, нередко отстает от темпов технического прогресса. С другой стороны, в тех случаях, когда существуют нормы ISO и другие стандарты, они должны соблюдаться.

3.3.9 Важное значение сотрудничества. Сложность работы в рассматриваемой области возрастает, и даже крупным учреждениям приходится объединяться в сети и использовать технические возможности и опыт друг друга. Некоторые учреждения переходят к специализации, чтобы на выгодных экономических условиях обслуживать другие учреждения. В том, что касается обеспечения сохранности, действовать в одиночку экономически невыгодно. В этом отношении национальные комитеты по программе «Память мира» и подкомитеты МКК могут служить начальным звеном в том, что касается получения консультативных услуг и налаживания контактов.

3.3.10 Традиционные знания. В культуре многих народов существуют традиционные эффективные средства обеспечения сохранности документального наследия в присущей такой культуре форме, которые отражают дух и обычаи этих народов. В противоположность этому, современные методы нередко имеют в своей основе научное понимание характера материальных носителей и механизмов старения и основаны на «западной» традиции. В отдельных странах при разработке планов управления документальным наследием важным элементом может стать сочетание двух вышеупомянутых подходов. Знания, накопленные в каждой из этих областей, играют существенную роль в обеспечении надлежащей сохранности коллекций.

3.3.11 Уровень профессионализма свидетельствует о том, какое значение правительство придает библиотекам и архивам. Профессиональное обучение должно охватывать весь круг вопросов, начиная с базовых навыков и завершая специальными знаниями по обеспечению сохранности. При отсутствии такой базы попытки выявить основные проблемы могут зайти в тупик. Доступ к профессиональной подготовке становится все более демократичным благодаря тому, что в дополнение к традиционным методам обучения «в классных помещениях» получают развитие курсы дистанционного обучения в сети Интернет, а НПО и другие учреждения разрабатывают учебные планы, соответствующие конкретным потребностям. Значительная часть дискуссионных материалов и литературы по специальным вопросам на сегодняшний день выпускается на европейских языках, и другие группы языков будут оставаться в ущемленном положении до тех пор, пока работа по переводу не приобретет более широкие масштабы.

9 Стандартные компьютерные форматы, такие, как MARC и иные форматы, которые рекомендуют использовать профессиональные НПО, позволяют организовать ввод данных и манипуляции с ними и наладить обмен данными с другими учреждениями. Рекомендуется также иметь возможность ввода данных на нескольких языках, что будет способствовать обеспечению доступности и обмену данными на международном уровне.

Дополнить / Прокомментировать