Архивы — память общины

Обращения ВДС Заявления МСБ Библиография Новости СНМБ База знаний Блог Мы в

Этот сайт о памяти общины. Присылайте рассказы о своей общине. Мы их опубликуем в нашем блоге. См. Биографии на сайте "Архивы - память общины"

Также см. Материалы семинара: Европейские архивы бахаи Национальный центр бахаи Франкфурт, Германия 1-3 июня 2001 Словарь архивных терминов и терминов бахаи Просьба от Международной библиотеки бахаи

Поддержите этот сайт, установите у себя наш баннер

Мемуары подчиняются законам жанра. В «Пятнице» рассказывается о книге «Шепчущие: частная жизнь в сталинской России». Книга – результат большой полевой работы. Орландо Фигес и его помощники поговорили с сотнями людей, всего взято 450 глубоких интервью, а в работе было гораздо больше. В статье говорится, о том, что в своей работе Фигес сделал акцент на устную историю. Автор книги исходил из того, что мемуары и прочие письменные свидетельства при всей их ценности подчиняются законам жанра. Первые разошедшиеся в самиздате воспоминания скоро стали образцами, превратились в канон. Те, кто решался доверить свой опыт бумаге, начинали невольно следовать за первопроходцами, а первопроходцы уже задали сюжетные линии и тон — обвинительный, трагический, героический. А устные воспоминания — это разговор, в котором легче отделить личный опыт от книжных наслоений.   По материалам: «Только шепотом. Издана книга об устной истории сталинской России» Максим Трудолюбов, Пятница № 21 (108) 20 июня 2008 Orlando Figes «The Whisperers: Private Live in Stalin's Russia». — Allen Lane, 2007

Собирать и сохранять!

Нет! Никогда не умирает тот, Чья жизнь прошла светло и беспорочно, Чья память незабвенная живет, В сердцах людей укоренившись прочно. Лопе де Вега

Семинар по ведению текущей документации Местного Духовного Собрания

Конференция по приобретению навыков в работе секретарей и председателей Местных Духовных Собраний.

Bosch Bahá’í School, 15-17 декабря 2006 года.

Ведущий семинара: Роджер М.Дэл, архивариус Национального архива бахаи, Соединенные Штаты.

Этот документ в формате MS Word

ТЕКУЩАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ МЕСТНОГО ДУХОВНОГО СОБРАНИЯ

1.      Ведение документации является одним из постоянных видов деятельности в жизни общины бахаи.

Существуют аспекты в жизни общины бахаи, которые не меняются от плана к плану, независимо от его целей, например, проведение Праздников Девятнадцатого Дня, встреч Местного Духовного Собрания. Ведение документации Местного Духовного Собрания также относится к таким аспектам.

Наиболее важные функции Местного Духовного Собрания описаны в уставе МДС. К документации, создаваемой в ходе уставной деятельности Местного Духовного Собрания [1], относятся: 1. Протоколы (Статья 8, часть 1) [2] 2. Годовые отчеты (Статья 9, часть 4) [3] 3. Списки членов общины, включающая декларации, переезды, бракосочетание, список общины/список адресов (Статья 3, пункты 4, 10, 11) [4] 4. Финансовая документация (Статья 3, пункт 8) [5] 5. Местные бюллетени, информационные письма или календари событий (Статья 4, пункт 7) [6] 6. Документация местного центра (Статья 3, пункт 9) [7].

2.      Определение текущей или действующей документации

1. Документы, созданные при выполнении Местным Духовным Собранием своих функций и проведении мероприятий. Документация создается в ходе выполнения специфической деятельности, не подразумевающей будущую историю Веры.
2. Однако, в качестве побочного продукта создаваемой документации, может собираться различная историческая и биографическая информация, имеющая отношение к Местному Духовному Собранию, общине или окружающему обществу.

3.      Объединение документов

Документы объединяют по типу происхождения: созданы комитетом или институтом бахаи, таким как Местные Духовные Собрания. Сгруппированными называются документы, которые систематизированы или хранятся как единое целое, так как их связывают общие функции, или тематика, являющиеся результатом одинаковой деятельности, имеющие отличительную форму, либо объединенные по каким-либо другим признакам: возникновения, получения или использования. В основном это отражает принятую в офисе систему хранения документов. Документация офиса секретариата может включать несколько видов документов, таких как протоколы, годовые отчеты, переписка с другими институтами бахаи или индивидуальными верующими. Каждая из этих групп может содержать несколько папок, организованных в особом порядке: алфавитном, хронологическом, по тематике или нумерации. Решения о хранении тех или иных документов института обычно принимаются в отношении всей группы документов.

Когда записи сильно увеличиваются в объеме и приобретают все более сложную структуру, их можно разделить на подгруппы. Так, например, когда Местное Духовное Собрание создает много отделов или комитетов для осуществления своей деятельности, каждый отдел или комитет должны будут вести свои записи.

4.      Официальные копии документов

Каждый отдел Духовного Собрания создает официальные копии документов, имеющих постоянную ценность. Это должно быть четко установлено именно как Официальная копия документа, возможно, поставлен штамп «Архивная копия» или «Официальная копия документа». В большинстве случаев под понятие Официальная копия документа попадают только те копии, которые нужны постоянно.

5.      Типичные группы документов, входящих в документацию Местного Духовного Собрания

1. Протоколы.
2. Годовые отчеты.
3. Местные бюллетени.
4. Архив корреспонденции (в самом широком смысле, документы на бумаге, такие как письма, телеграммы, электронные письма, телефонограммы, отчеты, листовки, брошюры, программы).
5. Архив личных дел (и другие конфиденциальные архивы).
6. Финансовые книги расхода и пожертвований/прихода.
7. Архив финансовой документации, в который входят оплаченные счета, банковские документы, квитанции.
8. Архив общественной информации, в частности, газетные статьи.
9. Архив местного центра, включающий архитектурные и инженерные чертежи, документы, подтверждающие право собственности, контракты, страховые полисы, документы по эксплуатации и ремонту.
10. Архив юридических документов, включающий регистрационные документы и документы на собственность, судебные дела, акты и контракты.
11. Своды правил.
12. Архив справочной информации.
13. Печатные материалы, особенно вестник «Американ Бахаи».
14. Фотографии.
15. Аудио и видео записи.
16. CD и DVD диски.

6.      Основания для длительного хранения документации Местного Духовного Собрания

a.       Предписано уставом Местного Духовного Собрания или руководством Хранителя, Всемирного Дома Справедливости или Национального Духовного Собрания.

b.      По юридическим соображениям

c.       Если необходимо узнать о прошлых решениях, действиях или мероприятиях Местного Духовного Собрания или одного из его отделов.

d.      Анализ прошлых мероприятий Местного Духовного Собрания или общины, для планирования будущих мероприятий.

e.       Исторические исследования, как Местного Духовного Собрания, так и местной общины.

f.        Генеалогических или индивидуальных исследований.

7.      Различные виды систем хранения, описанные в литературе по системам хранения для корпораций и организаций.

Назначение системы хранения состоит в обеспечении быстрого и эффективного поиска документов или файлов.

Существует четыре основных способа архивирования.

1.       Алфавитный. Самая распространенная система хранения, основанная на алфавитном списке наименований организаций или имен людей.

а. Если файлы объемные, их часто разбивают на подгруппы.

2.      Тематический. Распространенная система, файлы занимают меньший объем, чем при использовании алфавитной системы.

3.      Хронологический. Используется для таких документов как протоколы и годовые отчеты, которые могут быть рассортированы по дате или году. Можно использовать все три типа хранения – алфавитный, тематический и хронологический.

4.      Номерной. Когда числа используются для замены наименований в алфавитном или тематическом порядке. Обычно требуется каталог используемых номеров. Офис секретариата Национального Духовного Собрания использует номерную систему для хранения документов верующих, т.к. они хранятся под номерами удостоверений. Возможно, не совсем применимо для документов Местного Духовного Собрания.

8.      Концепция постоянного и временного хранения. Обсуждение цикла жизни документации в развитии системы хранения

Каково предназначение каждого документа? Он будет постоянно храниться в архивах или его со временем уничтожат?

                I.                            На постоянном хранении должны быть документы относящиеся к  деятельности Духовного Собрания и общины, и содержащие информацию не подверженную времени. Решение о том, какая информация не утратит своей ценности со временем, всегда будет субъективным. По существу это попытка решить, какая информация понадобится будущим поколениями, включая будущие Местные Духовные Собрания.

             II.                            Временными документами могут являться:

a.   Документы, информирующие о или относящиеся к деятельности, не связанной с Местным Собранием или общиной.

b.  Документы, содержащие информацию, продублированную в документах на постоянном хранении.

c.   Копии (особенно фотокопии) официальных копий документов.

           III.                            Необходимо разделение архивов на временные и постоянные. Если ваша система хранения будет вести записи рассчитанные на постоянное хранение отдельно от документов, которые будут со временем уничтожены, этим вы сэкономите много времени местного архивариуса

9.      Постоянные архивы. Документация с информацией самой высокой ценности относящаяся к мероприятиям или членству в Местном Духовном Собрании и общине. Документы созданные всеми отделами или комитетами Местного Духовного Собрания. В местных архивах должно храниться:

a.       Протоколы

b.      Годовые отчеты

c.       Местные бюллетени или информационные письма

d.      Финансовые отчеты

e.       Финансовые книги расходов и пожертвований

f.        Архивы постоянной корреспонденции, особенно касающейся деятельности Местного Собрания и общины. Сюда включаются письма к Праздникам Девятнадцатого Дня, магнитные записи или кинохроники, отражающие местную деятельность или решения

g.       Отчеты комитетов и других институтов

h.       Архив личных дел

i.         Архив общественной информации

j.        Архив юридических документов, включающий регистрационные и имущественные документы, акты, судебные дела.

k.      Архив документов по местному центру бахаи

l.         Копии описаний мероприятий местного уровня, запрашиваемых Национальным центром бахаи.

10.  Временные документы. Записи с менее ценной информацией. Со временем будут уничтожаться.

m.     Рекламная рассылка

n.       Архив временной корреспонденции, имеющей отношение к мероприятиям, не имеющим ничего общего с Местным Духовным Собранием или местной общиной

o.      Архив финансовой документации, такой как оплаченные счета, банковские документы, квитанции

p.      Подшивка устаревшей справочной информации

q.      Подшивка устаревших сводов правил

r.        Подшивка устаревших контрактов

s.       Печатные материалы, особенно вестник «Американ Бахаи»

t.         Временные аудиозаписи, видеозаписи, CD и DVD диски, такие как записи Праздников Девятнадцатого Дня и фильмы. (Как вестник «Бахаи Америки», так и кинохроники и другие аудио-видео материалы могут быть размещены в библиотеках Местного Духовного Собрания, если они  имеют достаточное место для этих материалов. Однако в будущем они, скорее всего, будут переизданы.)

11.  При создании системы хранения также необходимо учитывать.

1.          Необходимо зафиксировать для будущих секретарей информацию о том, как организована система и правила хранения, особенно правила использования названий институтов и организаций или имен отдельных людей.

2.          Необходимо хранить раздельно конфиденциальную и не конфиденциальную документацию.

3.          Некоторые вещи имеют очень короткий срок использования, например листовка, возможно, они не подлежат хранению.

4.          Избегайте хранения большого количества копий одних и тех же документов.

12.  Проблемы электронной документации

1.      Национальные архивы бахаи рекомендуют хранить бумажные копии электронной документации.

2.      Документация в электронном виде удобна для создания и текущего использования документов, но имеет несколько недостатков, когда документы приходится хранить длительное время. Они могут быть прочитаны только с использованием машин, имеющих определенные технические характеристики и программное обеспечение. Большинство организаций работает с информацией, имеющей срок хранения от месяцев до нескольких лет, поэтому не существует коммерческой заинтересованности в сохранении электронной документации на более долгие периоды. Компьютеры и программное обеспечение постоянно обновляются, так, что происходит быстрое устаревание предыдущих версий, из-за чего обычно невозможно прочитать документы старых версий. Архивариусы (особенно архивариусы бахаи) оперируют исчислением в сотни лет, но они представляют очень малый сегмент рынка и поэтому становится трудно получить соответствующие продукты.

3.      Таким образом, Местным Духовным Собраниям рекомендуется хранить копии официальных документов в бумажном виде. Бумажная документация не требует техники для прочтения, и если используется бумага хорошего качества и хранится в хороших условиях, то бумажные документы можно будет использовать и через сотни лет. Важное преимущество бумажных документов в том, что их можно будет прочитать и через 50 лет, что невозможно сказать о компьютерных дисках или магнитных записях.

4.      Еще нет никаких научных методик, позволяющих создавать архивы в компьютерном виде. Очень многое будет зависеть от используемого программного обеспечения, от возможности создавать директории, которые будут содержать эквивалентны бумажных папок.

5.      Опять же, имеются документы созданные в различных программах: электронная почта, программы текстовых редакторов, программы баз данных...

13.  Протоколы Местного Духовного Собрания

При написании протоколов представьте, что вы пишите их для будущих Духовных Собраний, а не для нынешнего Духовного Собрания. Поэтому все должно быть записано с достаточной ясностью, четким объяснением, чтобы члены следующих составов Духовного Собрания, не участвующие в обсуждении, смогли все понять без дополнительных выяснений. Например, когда фиксируются присутствующие и отсутствующие на встрече, указываются полные фамилия, имя, отчество, а не только фамилия и инициалы. Также указывается полное название Духовного Собрания и дата.

14.  Годовые отчеты Местного Духовного Собрания

      Годовые отчеты Местного Духовного Собрания важно подготавливать и хранить, чтобы дать возможность Духовному Собранию проанализировать уже сделанное и уровень развития общины, а также для того, чтобы можно было их использовать для исторических исследований в будущем. Когда ведется подготовка годового отчета, собирается статистика, согласующаяся из года в год. Следует указывать такие основные статистические показатели, как количество взрослых членов общины, молодежи и детей; количество новых бахаи; количество бахаи, приехавших или уехавших из общины; а также количество новорожденных, вступивших в брак, умерших, вышедших из Веры, лишенных административных прав. Существует и другая статистика, такая как посещаемость Праздников Девятнадцатого Дня и Святых Дней, регулярность и количество основных видов деятельности, а также информация о различных других видах обучения или провозглашения, о развитии социальных и экономических проектов. Статистика и другая информация из годового отчета может быть использована для оценки того, как происходит (или не происходит) рост общины. Такие статистические данные, как количество интересующихся, никогда не собирались и не сохранялись, но могли бы оказаться полезными. Сейчас такая информация собирается в некоторых кластерах.

        Национальные архивы бахаи хранят подшивку годовых отчетов Местных Духовных Собраний, будет хорошо, если вы пришлете копии прошлых отчетов и отчет за этот год.

15.   Опросники от Национального центра бахаи

Местные Духовные Собрания получают перечень вопросов от Национального центра бахаи, которые также важно заполнять и сохранять. Эти данные являются еще одним богатым источником статистики и информации о развитии местных общин. Некоторые из этих статистических данных могут быть сходными с данными в годовых отчетах, но чаще они собираются в разное время года и поэтому их важно хранить постоянно.

16.  Биографическая информация для писем соболезнования

       Одним из способов проявления заботы Местного Духовного Собрания будет необходимость отправлять письма соболезнования родным умерших бахаи. Помогут подготовить такие письма местные архивы, содержащие биографическую информацию о членах местных общин, такую как дата и место рождения, когда и где стали бахаи, записи об их служении Вере, информацию об их семьях. К общине можно обратиться с просьбой заполнить биографические анкеты.

17.   Статистика естественного движения населения

1.      Для Местных Духовных Собраний с многочисленными общинами, большим количеством видов деятельности, дорогостоящими центрами и крупными бюджетами, необходимо продумать программу фиксирования основных демографических данных.

2.      Текущая документация, необходимая для ведения деятельности Местного Духовного Собрания, будет определена, а ее копии будут храниться отдельно от действующих записей в других регионах. Тогда в случае пожара или другого бедствия, в результате которого может пропасть текущий архив, останется возможность использовать копии документов для продолжения деятельности Местного Духовного Собрания.

18.  Учет рождения, заключения брака и смерти

Учет рождения и заключения брака рекомендован в письме Всемирного Дома Справедливости ко всем Национальным Духовным Собраниям, датированном 17 апреля 1981 года. Эти два списка никогда не были в целях нашего Национального Духовного Собрания, и им не предавалось особого значения, однако могут использоваться для соответствующего признания «этих важных событий, которые сильно влияют на жизнь всех человеческих существ: рождение, бракосочетание и смерть». Список умерших не упоминается в письме, но также может оказаться способом для Местного Духовного Собрания вести статистику естественного движения населения.

19.  Ограничение доступа к документации Местного Духовного Собрания в местном архиве

Духовное Собрание должно разработать правила по ограничению доступа к хранящейся документации с фиксированным периодом, например 25 лет или 50 лет, так, чтобы документы Собрания более ранних сроков могли быть легко открыты для изучения. Можно установить такой же срок, как срок ограничения доступа к документам Национального Духовного Собрания, который составляет 50 лет. Ограничение заключается в возможности доступа к документам только с разрешения офиса секретариата. Таким образом, доступ может быть дан только в определенных случаях. Например, офисы и агентства Собрания имеют свободный доступ к своим собственным документам. Ограниченный доступ также не распространяется на документы Собрания, которые уже опубликованы, такие как письма в общины, годовые отчеты, бюллетени, новостные релизы и публикации. Это должно влиять на то, как документы будут систематизироваться по группам. Группы документов могут быть систематизированы по десятилетиям, что поможет открыть их после того, как ограничительный период закончится.

20.  Электронный курс для архивариусов-бахаи Уилмитского института.

Национальные архивы бахаи проводят электронный курс в Уилмитском институте, «Представление архивов бахаи для архивариусов-бахаи». Трехмесячный курс (с 16 сентября по 16 декабря) имеет своей целью помочь обучить архивариусов-бахаи, как местных, так и национальных, через Интернет. Изучаются принципы архивирования и процедуры работы с документами, хранящимися в местных архивах. Курс преподают профессиональные архивариусы. Стоимость курса 150 долларов для одного человека и 300 долларов для местной группы.

 I.      Мир Бахаи, Том XX, 1986-1992, страницы 720-723.

 II.      «Протоколы и решения Собрания должны записываться на каждой встрече секретарем, протоколы принимаются и утверждаются Собранием, и сохраняться в официальной документации Собрания».

III.      «Собрание готовит повестку для итоговой встречи, на которой следует рассмотреть: отчет о деятельности Собрания с момента выборов, финансовый отчет, содержащий все поступления и затраты фонда, отчеты комитетов и любые другие вопросы, имеющие отношение к общине бахаи».

IV.      «Это должно быть личной ответственностью каждого зарегистрированного члена местной общины бахаи. …оно должно иметь исключительное право на проведение церемонии бракосочетания бахаи и выдачу свидетельства о заключении брака в своей области юрисдикции. Оно должно предоставлять Национальному Духовному Собранию ежегодно или по запросу список членов общины бахаи, для информирования и утверждения Национальным Собранием».

 V.      «Следует собирать и выплачивать все средства, предназначенные для обслуживания Объединения».

VI.      «…необходимо информировать общину обо всех этих задачах…»

VII.      «Должна осуществляться полная и квалифицированная забота о центрах или местах встречи общины бахаи».