Архивы — память общины

Каждая община бахаи по-разному решает вопрос, как поддерживать списки членов в актуальном состоянии. Здесь описан один из проверенных способов, как хранить списки общины и обеспечить их передачу от секретаря к секретарю. Этот способ наилучшим образом подходит для сравнительно больших общин или для ведения списка бахаи в регионе.

Создаете аккаунт МДС на docs.google.com На уровне Собрания принимаете решение, кто из членов Собрания, кроме секретаря, будет также знать пароль доступа (чтобы пароль не потерялся).

Загружаете в  Документы Google таблицу Excel. Если необходимо, в Документах Google предоставляете к ней доступ определенным членам института через их аккаунты в Google, не сообщая при этом пароля к самому аккаунту МДС!

Предлагаемое наименование колонок таблицы: Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Республика, Область, Индекс, Город, Улица, дом, квартира, Телефон, Эл.почта, Дата рожд., Возраст, Взр. Мол. Реб., Членство в МДС, Др. служение, Лишение адм. прав, Примечания.

Прежде чем вы решите добавлять в таблицу новые колонки, например, «Профессия», «Карие  глаза» и т.п., посовещайтесь, сможете ли вы собрать эти данные, и, самое главное, будете ли вы реально ими пользоваться?

Для большинства дополнительных данных вполне может подойти поле «примечания».

О заполнении базы данных

Значения в полях «Возраст» и «Взр. Мол. Реб.» высчитываются автоматически (формулы =(СЕГОДНЯ()-K2)/365,25 и =ЕСЛИ(L2>=21;"Взр.";ЕСЛИ(L2<15;"Дет.";"Мол.")) соответственно). В эти поля ничего не нужно вносить вручную. Однако правильность информации в них будет зависеть от того, как вы укажете дату рождения в поле «Дата рожд.». Допустимые форматы: 17.06.1975 и 17/06/1975. 

«Членство в МДС» ­­- указываете «секретарь», «председатель», «казначей». Для всех остальных членов МДС в поле просто пишите «МДС». Рекомендуется очищать эту колонку во всю длину каждый год 21 апреля, перед тем, как вы сохранили базу данных (БД) в архиве. Если вы этого не сделаете и начнете вносить правки по мере поступления сведений об избрании новых МДС, то уже к лету невозможно будет определить, в колонке указаны прошлогодние данные или новые. Альтернативным вариантом может стать создание колонки, называемой, например, «МДС187» и перенесение всех данных из «Членство в МДС» в колонку «МДС168». Таким образом вы освобождаете колонку «Членство в МДС» для данных текущего года, и всегда можете посмотреть, кто был в Собрании 168 года.

«Др. служение» предназначено для указания любых категорий, кроме членства в МДС. Примеры: «ЧВК», «РС» (Региональный Совет) и т.п. Чем меньше будет разных категорий, тем удобнее будет пользоваться базой данных. Также учитывайте, что через год большинство назначений изменится, и вам придется заново вносить все в эту колонку.

Если поле «Лишение адм. прав» заполнено, подразумевается, что человек в данных момент лишен административных прав. Если оно пустое, человек не лишен административных прав.

Если человек не хочет или не должен получать письма по рассылке, вам достаточно перенести его эл. адрес в поле «примечание».

Добавьте колонтитулы, помогающие идентифицировать список. Например: «Список бахаи Восточно-Сибирского региона», «Конфиденциально», «Дата печати, количество страниц, номер страницы».

Как легко пользоваться

Нажатие клавиш Ctrl F позволяет моментально находить нужную запись.

Выделив верхнюю строчку с заголовками и нажав кнопку «фильтр», вы получаете возможность сортировать список по любой из колонок. Например, вы можете расположить фамилии в алфавитном порядке или рассортировать их по городу проживания человека.

Если вам необходимо поработать со списком отдельной общины или, например, со списком бахаи старше 21 года, вы в меню фильтра сначала нажимаете «выбрать все» (в Документы Google «очистить все»), а затем выбираете необходимую категорию и получаете нужный вам список.

Если вы хотите узнать, сколько бахаи проживает в той или иной общине, вы делаете выборку по необходимому населенному пункту. Excel вам сразу внизу покажет количество найденных записей. В таблице Документы Google вам придется сначала выделить имеющийся список фамилий, чтобы вам внизу была показана соответствующая цифра.

Чтобы избежать инфаркта, когда открываете таблицу - обращайте внимание на сохранившийся с прошлой сессии фильтр. Например, вы можете открыть базу данных и увидеть, что в списке только женщины. Почти наверняка в общине бахаи еще остались мужчины. Просто тот, кто последний раз работал с таблицей, указал параметры фильтра таким образом, чтобы он показывал только женщин. Вам достаточно сбросить фильтр, чтобы вернуть в общину разнообразие.

Каждый год, 21 апреля необходимо удалять все записи в колонке МДС. Если этого не сделать, то уже скоро вы не сможете гарантировать, что у вас там актуальные данные, а не прошлогодние.

Полезно хотя бы раз в год скачивать таблицу на свой компьютер, называть файл «Список бахаи …, месяц, год» и записывать его на компакт диск, который также подписывать соответствующим образом и помещать в архив.

Рассылка

Вы просто берете и копируете все адреса электронной почты в строчку «Кому» вашей почтовой программы и отправляете нужное письмо. Никогда не создавайте отдельных списков адресов электронной почты, а всегда берите адреса из единой базы данных. Иначе вам при появлении нового адреса придется обновлять уже не одну базу данных, а еще и созданные вами списки, что вы обязательно будете забывать делать, наступит бардак, и люди не будут получать письма.

Неизбежно от некоторых адресатов письма будут возвращаться. Если вы видите, что это повторяется 2-3 раза подряд, перенесите проблемные адреса в поле «примечание» и по ним уже не будут отправляться письма. Почтовые сервера учитывают большой возврат писем. Если вам постоянно приходит много вернувшихся писем, то ваши шансы попасть в черный список недобросовестных отправителей значительно повышаются.

Полезные подробности о том, как вести списки общины, можно найти в «Настольной книге администратора».

Этот документ в печатном виде в формате MS Word

Эту страницу можно найти по таким словам: BahaiArc + победить + списки

У вас тоже есть полезные документы? Пришлите нам, мы опубликуем   bahai@email.ru