Архивы — память общины

Качество протокола

Протоколы должны быть понятными, аккуратными и четкими. Протоколы — это постоянная запись действий Собрания, они должны быть написаны в форме, которая делает их понятными даже для читателей, которые не принимали участия во встрече. Нужно помнить о том, что протоколы — это как учебники по истории, которые будут отражать развитие общины для будущих поколений. Протоколы, по возможности, должны печататься на бумаге самого высокого качества, чтобы обеспечить их долговременную сохранность.

Подготовка протокола

Если возможно и если позволяет время, протоколы должны сопровождаться информацией, полученной до встречи. Если данная информация будет записана до встречи, это поможет секретарю сберечь время на встрече, так как ему нужно будет добавить в протокол только окончательные решения и некоторые дополнительные факты, полученные во время совещания. Если такая подготовка невозможна, секретарь должен записывать решения сразу во время встреч и вслух зачитывать решения, с тем чтобы члены Собрания точно знали, что было решено и чтобы в будущем не возникло никаких недоразумений. Если это также невозможно, записи должны вестись аккуратно, чтобы быть уверенным, что когда протоколы будут готовы, они с точностью отразят решения Собрания.

Все решения и предшествующая информация должны быть записаны. Также в протокол должны быть включены все важные нерешенные вопросы с пометкой о том, как Собрание планирует разрешить данный вопрос.

Для удобства отдельные вопросы можно разбивать на пункты: описание сути вопроса; высказанные идеи, которые могут оказаться полезными в будущем; сделанные предложения; принятые решения.

Какая информация должна быть указана в протоколе

В протоколах должны быть четко указаны (см. приложение: Пример протокола МДС):

·         Название Собрания, город;

·         Дата встречи;

·         Посещаемость встреч. Если кто-то из членов отсутствует, необходимо указать причину отсутствия;

·         Время встречи и продолжительность;

·         Утверждение повестки;

·         Утверждение протокола предыдущей встречи. Любые изменения в протоколе должны быть четко записаны;

·         Решения и исходные данные;

·         Подпись составителя;

·         Подпись председателя / зампредседателя;

·         Дата составления протокола.

Что включается в исходные данные?

В исходные данные можно включить следующую информацию:

·         Объяснение вопроса.

·         Предыстория и факты, касающиеся вопроса.

·         Что Собрание уже сделало, чтобы найти решение данного вопроса (изучило цитаты, секретарь позвонил людям, имеющим отношение к вопросу, чтобы получить дополнительную информацию, и т.п.).

·         Что привело Собрание к принятию решения (краткое описание обсуждения без упоминания имен говоривших).

Советы, как составлять протоколы

Протоколы должны быть составлены таким образом, чтобы вся информация по вопросу была записана вместе. Порядок не обязательно должен соответствовать порядку рассмотрения на встрече.

Исходные данные должны быть короткими, но с достаточными деталями, чтобы любой читающий протоколы понял последующее решение. Предшествующая информация должна быть записана в протоколах рядом с самим решением, если только решение не очевидно и не требует указывания исходных данных.

Не нужно записывать весь ход дискуссии, лишние детали, упомянутые в ходе обсуждения вопроса, а также имена лиц, делающих предложения. Однако необходимо указывать имена людей, которым даются поручения или от которых были получены отчеты по особым поручениям или ситуациям.

Некоторые Собрания выделяют решения в отдельные абзацы с отступом, другие Собрания печатают текст решения заглавными буквами — таким образом, видно, где предшествующая информация, а где решение Собрания. Еще одним способом выделения действий Собрания является нумерация каждого решения, которая иногда продолжается в течение года. Например: «Решение №167.8.1.1. Утвердить протокол №7/167 от 12 сентября 2010 г.» (Перед номером решения полезно добавлять еще и год по календарю Бади, чтобы потом решение можно было легко отыскать в архиве протоколов, собранном за несколько лет. После года идет номер протокола (8), номер раздела и номер решения).

Любые изменения в протоколе должны быть четко записаны. Все члены Собрания должны проверять протоколы каждой встречи. Утверждение протокола и любые необходимые изменения должны быть записаны в протоколе следующей встречи.

Конфиденциальность протоколов

Протоколы должны быть конфиденциальными и поэтому их распространение ограничено.

Местные Собрания должны посылать протоколы:

·         Национальному Духовному Собранию

·         Региональному Совету бахаи

·         Члену Вспомогательной Коллегии, если это будет решением Местного Духовного Собрания

·         Всем членам Местного Духовного Собрания

Протоколы должны быть написаны сразу же после встречи и предоставлены членам Собрания, чтобы помочь выполнить решения, принятые во время встречи.

После окончания срока служения каждый член Собрания должен вернуть (или уничтожить, если это будет решением Местного Духовного Собрания) все записи, имеющие отношение к работе Собрания, такие как протоколы и переписка (См. главу Архив).

Вопрос: Как гарантировать сохранность протоколов для истории, если все кроме одной копии уничтожаются каждый год?

→ Также см. приложение «Пример протокола МДС».