|
После того, как архивный материал поступил в
архив, архивист должен обработать его и
постоянно иметь информацию, где он
находится. Это достигается благодаря
процессу известному как оформление, который
позволяет архивисту получить исходный
физический и интеллектуальный контроль над
материалом. Физический контроль означает,
что архивист может найти данный материал в
любой момент. Интеллектуальный контроль
подразумевает, что архивист знает характер
нового материала: либо это документы
Собрания, личные бумаги или другие виды
архивных материалов; их предметное
содержание, диапазон дат, и их физическое
состояние.
Когда получены новые
материалы, архивист должен заполнить
бланк поступления (см.
рисунок 4),
указав инвентарный номер, имя донора,
название или описание материала (если к тому
времени это известно), краткое описание его
содержимого, включая период дат, к которым
относится материал, если это известно;
какие-либо ограничения на использование
материала; размер или объем поступления,
даты получения и имя принявшего поступление.
Эти данные также могут быть записаны в
журнале поступления. Архивист получает эти
данные из информации, предоставленной
донором и после изучения самого материала.
Если архивист использует программное
обеспечение для учета поступления в базе
данных, то это же ПО может использоваться
для распечатки листа поступления. Три копии
заполненного бланка поступления
предназначены для архивов. Один экземпляр
хранится в каталоге под инвентарным номером,
один идет в досье донора, а третий остается
с материалом до его обработки.
Инвентарный номер идентифицирует архивный
материал, а также позволяет легко учитывать
количество поступивших в архив материалов.
Одна из наиболее часто используемых систем
нумерации состоит из двух чисел, например,
151-100. Номер 151 указывает на год бахаи
(1994-1995), а 100 означает, что поступление
было сотым за этот год. Чтобы избежать
путаницы, инвентарный номер должен быть
проставлен на всех коробках коллекции.
При оформлении архивист бегло проверяет
состояние материалов. Если имеются
какие-либо признаки насекомых или плесени
(если обнаружено серьезное заражение
насекомыми, архивист должен изолировать
коллекцию, чтобы избежать заражения других
коллекций), или если документы повреждены
или хрупкие, коллекция должна быть отложена
для проведения фумигации или
восстановительных работ. В настоящее время
архивы бахаи обычно не имеют доступа к
специализированному оборудованию и не имеют
обученного персонала, необходимого для
проведения фумигации или реставрации, но
архивист должен иметь в виду эту
необходимость.
Затем архивист решает, должна ли коллекция
быть обработана немедленно. Если он не в
состоянии сделать это, коллекция должна
храниться на полках, отведенных для
необработанных коллекций. Когда у архивиста
накапливается такое отставание в обработке
коллекций, имеет смысл завести каталог
обработки.
Карточка архивной обработки
содержит название коллекции, имя донора,
инвентарный номер(а), количество,
местоположение, а также ограничения по
использованию, если таковые имеются (см.
рисунок 5).
На обратной стороне карты архивист делает
записи, чтобы отметить, какая обработка была
проведена. Любые дополнения к коллекции
отражаются в карте. Эти карты помещаются в
соответствующие ящики «к обработке», «в
обработке» или «обработка завершена». Таким
образом архивист сразу может видеть, какая
коллекция требует обработки, и какая уже
обработана. Каталог карт обработки также
выступает в качестве центра учета источников
происхождения коллекций, т.к. многие
коллекции состоят из ряда отдельных
приобретений и не всегда от одних и тех же
доноров.
|
|
