|
Для
прочтения электронных документов нужен и
компьютер и программное обеспечение,
соответственно они уязвимы перед
устареванием и аппаратного и программного
обеспечения, которое происходит всего за
несколько лет. Поэтому электронные документы
не могут быть просто положены на полку и
забыты, иначе существует риск потерять их
из-за невозможности прочитать их
впоследствии. Электронные документы
необходимо постоянно переносить на все более
новые компьютеры и программы. Поэтому архиву
необходимо предусмотреть расходы на
поддержание электронных документов в течение
неопределенного времени. Одной из
альтернатив может быть перенос электронных
документов либо на бумагу, либо на
микрофильм. Возможность их прочтения не
зависит от электронного оборудования и
известно, что они могут храниться сотни или
даже более лет, если с ними должным образом
обращаться.
Архивист
не должен принимать компьютерные дискеты как
единственные копии институциональных
документов. Протоколы Собрания, в
особенности, должны быть распечатаны и
подписаны секретарем, удостоверяя, что они
утверждены Собранием. Архивист должен
настаивать на получении бумажных копий
документов, или, если это невозможно, сразу
же после получения дискет распечатывать
документы.
Документы
в электронной форме хранятся по крайне мере
по трем причинам:
-
·
Они
были созданы в электронной форме.
-
· Пользователям понадобится возможность
производить машинный поиск в документах.
-
·
Документ представляет собой целое только
в электронной форме, как например
бухгалтерская программа выступает в роли
бухгалтерской книги. Воспроизведение в
печатном виде не всегда может быть
возможно в таких случаях.
Документы
из первых двух категорий можно хранить в
электронной форме только по причине удобства
использования, но их необязательно
предоставлять в архив в электронной форме.
Документы из последней категории необходимо
выявлять и определять, если их необходимо
хранить в течение длительного времени и
осуществлять их перенос. В подобных случаях
архиву потребуется получить метаданные о
таких документах. Метаданные – это «данные о
данных», т.е. информация, которая поможет
при идентификации, аутентификации, описании,
помещении в контекст и предоставлении
доступа к документам и другой информации.
Хотя метаданные, архивное описание также
является таковыми, могут быть применимы к
любой форме документов, они обычно
используются при описании электронных
документов.
Одна из
стратегий сохранения электронных документов
может выражаться в том, что их образователь
продолжает поддерживать их, а не сдает в
архив. Это позволит обеспечить переход
электронных документов на новые форматы. Но
помощь архивиста может потребоваться при
определении документов, которые подлежат
длительному хранению, а которые можно
уничтожить. В идеале, работа с электронными
документами должна быть начата до их
создания, а именно с систем сортировки и
хранения, чтобы персонал знал, куда помещать
каждый документ.
График
документов должен включать как документы на
бумаге, так и в электронной форме, и системы
регистрации документов должны помогать в
организации доступа и хранения. Место
сохранения должно помочь в выяснении серии и
дела, к которым относится документ и,
следовательно, определить его срок хранения.
Имеется
множество сложностей, относящихся к созданию
и сохранению документов в электронной форме,
которые не нашли отражение в этом
руководстве, и представляющих значительную
трудность для профессиональных архивов и
организаций работающих с документами.
Дополнительные источники указаны в
библиографии и могут быть найдены в
Интернет.
|
|
