|
Когда необходимые указатели для коллекции
составлены, архивист готов к размещению
коллекции на постоянном месте в хранилище.
Архивисту не следует пытаться размещать
коллекции в определенном порядке, так как
коллекции придется часто перемещать с места
на место, чтобы освободить пространство для
новых поступлений. Поскольку помещение, где
хранятся архивы, закрыто для посторонних,
нет необходимости располагать коллекции в
алфавитном или тематическом порядке, как в
библиотеке, где посетители могут
просматривать их на полках. Вместо этого,
каждой комнате, секции полок, линии полок и
отдельным полкам необходимо присвоить букву
или номер. Архивист должен подготовить для
каждой коллекции карточку местоположения
(см.
рисунок 9).
В карточке местоположения указывается
название коллекции и расположение коллекции,
включая букву или номер ряда, секцию полок и
полку. Карточки местоположения сортируются
по названиям коллекций. Работник архива
обращается к ним, когда ему необходимо найти
нужную коллекцию. Данная система позволяет
архивисту максимально эффективно
использовать площади помещения. Если
архивист пользуется специальной компьютерной
программой для архивов, информацию о
местоположении, можно включить в
компьютерную базу данных.
|
|
