|
Карточный каталог предоставляет основную
информацию о том, какие документы и рукописи
хранятся в архиве, подобно тому, как эту
функцию выполняет библиотечный каталог в
отношении книг библиотеки. Карточный каталог
содержит по крайне мере одну карточку с
названием на каждую коллекцию, а также
включает в себя карточки, делающие
тематическое разбиение материалов по
основным темам, именам, местам и институтам.
Информация записанная в карточке является
первым уровнем описания, как об этом сказано
в первой главе.
Чтобы
создать карточный каталог, архивист
подготавливает для каждой коллекции карточку
размером 7.62х12,7 см (3”x 5”) на которой
указывает название коллекции, количество
материала, номер коллекции, образователя
коллекции, и краткое описание материалов
коллекции. На тематической карточке тема
печатается вначале и дается ссылка «См.:
(название коллекции)». Примеры именных, по
названию коллекции, и тематических карт
приведены на
рисунке 10. Все
карточки, будь то именные или тематические,
размещаются в алфавитном порядке в общем
каталоге. Специализированные карточные
каталоги также могут быть разработаны для
других подразделений архивов, например,
каталог получателей и предметный каталог для
оригиналов священных Писаний или писем Шоги
Эффенди. Архивы с большим количеством
коллекций, возможно, будут только создавать
описи и путеводители. Это позволит избежать
дублирования информации между карточным
каталогом и описями.
|
|
