|
Годовые отчеты и протоколы.
В идеале они должны быть напечатаны на
бумаге высокого качества. Если протоколы
напечатаны на бумаге низкого качества,
написаны от руки или имеют признаки
изношенности, архивист может выполнить их
копию на бумаге лучшего качества или
попросить Собрание перепечатать их. Если
протоколы написаны от руки, удостоверьтесь,
что использованные чернила нерастворимы в
воде. Это может быть сделано путем
увлажнения кончика буквы, чтобы посмотреть,
не начнут ли расплываться чернила. При
передачи протоколов в архив необходимо
удостовериться, что передаются все протоколы
и не отсутствует ли какой-либо из них. Если
что-либо отсутствует, можно попытаться
разыскать недостающее, если не прошло
слишком много времени. Протоколы,
напечатанные на компьютерном принтере
приемлемы, если бумага хорошего качества. Но
постоянная копия документов Собрания не
должна храниться на дискетах.
Юридические документы.
Договора, акции, облигации, долговые
расписки, которые еще действительны, и
уставные документы должны храниться в
банковской ячейке в местном банке.
Списки членов.
Всемирный
Дом Справедливости во время Семи- и
Шестилетних планов особенно подчеркивал,
чтобы каждое Собрание вело книгу записей
актов гражданского состояния (рождения,
браки, смерти). Копии свидетельств также
должны храниться. При ведении книги учета
нельзя пользоваться авторучками с
растворимыми чернилами. По возможности,
печатайте каждую запись. Если пользуетесь
авторучкой, сначала проверьте, растворяются
ли чернила, поместив кусочек бумаги с
надписью в воду.
Используйте высокосортную бумагу со 100 %
содержанием тряпичного материала, или близко
к этому. Существует сорт долговечной бумаги,
производимой из древесины, являющийся
эквивалентом 100% тряпичной бумаги, но его
сложнее найти в канцелярских магазинах. Если
на упаковке не указан тряпичный состав, он
обычно обозначен на водяном знаке, который
можно увидеть, посмотрев бумагу на просвет.
Если возможно, храните книгу учета и
свидетельства в папке-скоросшивателе с
твердыми стенками, которые почти не гнутся.
Это обеспечит необходимую защиту помещенным
внутрь документам.
Каждое Собрание должно вести учет деклараций
в своей общине, собирая полные имена и даты.
Копии списков с адресами и телефонные списки
также должны храниться в архиве.
Переписка.
Необходимо сохранять переписку с
Национальным Духовным Собранием,
национальными комитетами, другими
институтами бахаи, бахаи и не бахаи,
касающуюся деятельности Духовного Собрания и
общины. Переписка, включая программы и
буклеты, которые не имеют отношение к
деятельности Духовного Собрания и общины
могут быть уничтожены.
Бумаги, касающиеся рассмотрения личных
вопросов. Материалы, касающиеся рассмотрения личных вопросов
должны храниться отдельно от протоколов
Собрания и, когда надобность в их
использовании отпадает, должны быть помещены
в архив.
Финансовые документы.
Сохраняйте кассовые журналы, расписки в
получении пожертвований и годовые финансовые
отчеты. Обратитесь в офис казначейства за
более подробной информацией.
Фотографии.
Дайте описание и укажите дату на всех
фотографиях на обратной стороне, лучше в
уголке, используя мягкий карандаш. Храните в
лежачем состоянии, если возможно, сохраняйте
также негативы.
Новостные бюллетени и связь с
общественностью. Для будущих историков сохраняйте полные подшивки местных вестников, а
также письменные свидетельства об обучении и
событиях в общине. Публикации, подшивки и
фотографии должны быть организованы в
хронологическом порядке. Сделайте копии
вырезок из газет на высококачественную
матерчатую бумагу, удостоверьтесь, что
указана дата и источник. Оригиналы можно
уничтожить, т.к. газетная бумага
высококислотна и будет разрушаться. Если
Собрание пожелает сохранить вырезки из
газет, представляющие особую историческую
ценность, можно положить их для хранения
между листами матерчатой бумаги, чтобы
предотвратить переход кислоты на прилегающие
материалы.
Личные бумаги и интервью.
Аудиозаписи устной истории первых верующих
или тех, у кого имеется интересный опыт, а
также письменные воспоминания верующих,
являются ценным дополнением
институциональных документов. Это также
может послужить поводом напомнить и побудить
бахаи передать свои бумаги и публикации,
касающиеся бахаи, в архив Местного Духовного
Собрания и сделать соответствующие
распоряжения при написании или пересмотре
своих завещаний.
Архивная деятельность в массе небольших
общин заключается скорее в закладке основы
для создания обширных фондов в будущем, чем
в фактической организации и описании
существующих коллекций. Поэтому в небольшой
общине архивисту следует стремиться
сохранять документы, имеющие
административную или историческую ценность,
и воодушевлять институты и верующих
создавать материалы, которые будут полезны в
будущем. Выполняя вторую часть задачи,
архивист может обратиться к Местному
Духовному Собранию в отношении важности
следования описанным выше процедурам.
После того, как создан архив, неважно
насколько маленький, архивист должен
методически работать со всеми документами.
Методы в разных архивах могут отличаться, но
они с самого начала должны соответствовать
стандартам хорошей архивной практики. Это в
особенности важно в отношении принципов
происхождения и исходного порядка (См. главу
1). Архивист в маленькой общине создает
прецедент для будущих архивистов и может
значительно облегчить работу в будущем. Если
архивист с самого начала будет использовать
методические процедуры, передача информации
будущим архивистам произойдет проще и более
эффективно.
Все общины, будь то
крупные или небольшие, и их архивисты должны
не забывать, что архивы – это институт,
который будет занимать все более важное
положение благодаря помощи в обучении,
администрировании и научных исследованиях в
Вере.
|
|
