|
Legal-size. Формат бумаги "стандарт" – стандартный размер бумаги
(в США), равный 8,5 х 14 дюймов (216 х 355
мм).
Административная ценность. Способность документов быть полезными для существующих
нужд организации, которая их создала.
Архив.
а) Все сохраняемые документы, созданные и
полученные организацией или отдельным
индивидуумом в процессе деятельности. б)
Учреждение ответственное за приобретение,
сохранение и предоставление доступа к
архивам. в) Место, где на постоянном
хранении находятся архивы.
Аутентификация. Выяснение, что тот или иной документ или предмет представляет собой именно
то, что заявлено о нем.
Безопасная пленка. Кинопленка, изготовленная на ацетатной основе, устойчива к возгоранию.
Бескислотная бумага, короба и папки. Архивные материалы с уровнем pH от 7 до 8, что
соответствует средне-щелочному или почти
нейтральному уровню.
Бланк поступления. Бланк, в котором указывается инвентарный номер, имя дарителя, название или
описание материала, краткое описание
содержания, ограничения на использование,
размер или объем поступления, дата
поступления и имя принявшего.
См. рисунок № 4.
Бумаги.
Термин иногда используется как синоним
«Документы» для обозначения какого-либо
письменного документа, но чаще для
обозначения документов, созданных и
накопленных человеком или семьей (сравните:
«государственные документы или документы
учреждения», но «личные бумаги»).
Вторичный источник. Книги или работы, составленные на основе первичных источников. Вторичные
свидетельства.
График уничтожения. Документ, предписывающий для каждой серии документов учреждения сроки
хранения и уничтожения.
См. рисунок 3.
Дарственная. Подписанный документ, имеющий юридическую силу, в соответствии с которым
право собственности на дар переходит от
донора к архиву. В документе могут быть
перечислены условия и ограничения
использования дара.
См. рисунок 1.
Дела.
Собирательный термин, обычно используемый в
отношении всех документов отдела или
организации.
Дело (File) Собрание документов, выполненное в определенном порядке. Подшить документы
в дело – означает поместить в заранее
определенное место в соответствии с общим
планом классификации.
Депозит. Архивы или рукописи, помещенные на физическое хранение в архив без
передачи права собственности.
Документ. Бумага с написанным или напечатанным текстом представляющим информацию или
свидетельство. Любая единица хранения.
Документирование. Предоставление свидетельства в письменной, графической или звуковой форме
о событии, деятельности, существовании,
особенностях людей и т.п.
Документы.
Термин используется иногда по отношению к
группе любых написанных или иных документов,
созданных в процессе практической
деятельности индивидуума или учреждения.
«Документами» могут также называть
документы, созданные/накопленные учреждением
или организацией (ср.
Рукописи
и
Бумаги).
Доступ.
Доступность или допуск к документам, архиву
или рукописям.
Досье потенциального донора. Досье, содержащее переписку и другие документы имеющие
отношение к возможным будущим приобретениям
архивных материалов.
Запись отделения. Бланк, в котором перечислены предметы, отделенные по какой-либо причине от
своей первоначальной коллекции. Обязательно
указывается то, куда их перенесли.
Инвентарный номер. Номер, присваиваемый группе полученных архивных материалов. Обычно он
состоит из двух частей. Первая указывает на
год, а вторая является последовательным
номером за этот год, показывающим количество
полученного за год.
Интеллектуальный контроль. Контроль за документами, осуществляемый путем учета типа
документов, их происхождения, содержания,
диапазона дат и физического состояния.
Информационная
ценность. Способность документов предоставлять информацию о
людях, организациях, событиях или предметах.
Также см.
Свидетельская ценность.
Исходный порядок. Один из двух основополагающих принципов архивной науки:
принцип, по которому архивные документы
должны быть сохранены, по возможности, в том
же порядке, который придал им их создатель.
Поддержание исходного порядка сохраняет
свидетельства и органическую связь между
составными частями. См. также
Происхождение.
Картотека. См.
Карточный каталог.
Карточка донора (дарителя). Документы на каждого донора, содержащие всю переписку с донором
архивных материалов.
Карточный каталог. Указатель, предоставляющий основную информацию о том,
какие документы содержатся в архиве.
Карточки сортируются по названию коллекции и
по основным темам коллекции. Специальные
карточные каталоги могут быть созданы для
отдельных секций архива, например,
тематический каталог фотографий. Многие
архивы сейчас переносят карточные каталоги
на компьютер.
Каталог коллекций. Перечень всех коллекций в порядке поступления или обработки. Указывается
номер коллекции и название.
См. рисунок 6.
Каталог обработки. В карточке архивной обработки указываются названия коллекции, имя донора,
инвентарный номер, количество,
местоположение, ограничения на использование
и требующаяся обработка. Карточки
располагаются в трех ящиках: «к обработке»,
«в обработке» или «обработка завершена». См.
рисунок 5.
Квитанция о получении. Квитанция, удостоверяющая получение архивом документов
учреждения, которому этот архив принадлежит
и отправленная в офис этого учреждения. В
данном случае не происходит передачи прав на
владение.
Коллекция. (1) Группа документов, представляющая собой единое целое по причине своего
создания или накопления одним учреждением,
лицом или семьей. (2) Группа материалов,
происходящих из различных источников,
искусственно собранная кем-то по конкретной
теме, предмету, человеку, событию, типу
документа, и т.п. (3) Все фонды архивного
учреждения.
Короба для документов. Коробки различных размеров, изготовленные из не
содержащих кислоту материалов, имеющие
крышку и специально предназначенные для
размещения архивных документов.
Кубический фут. Единица измерения объема для документов, архивов и рукописей.
Литературные права. Права в соответствии с которыми автор письма или рукописи или его
наследники сохраняют право первой публикации
документов независимо от места или права
собственности на оригиналы.
Малая коллекция. Коллекция, занимающая объем менее одной коробки для бумаг. Обрабатывается
так же, как и обычная коллекция, но
размещается в соответствии с порядковым
номером коллекции в коробках с другими
малыми коллекциями.
Местоположения каталог. Карточки, организованные в соответствии с названием
коллекций, указывающие местоположение
коллекций, которые были обработаны и
размещены.
См. рисунок 9.
Метаданные. "Данные о данных" – информация, которая помогает в идентификации,
аутентификации, описании, контекстуализации,
и обеспечении доступа к документам и другим
данным. Обычно используется в контексте
электронных документов.
Неотъемлемая ценность. Ценность заключающаяся в искусственных или документальных
свойствах документа.
Неподлинный. Документ, подлинность которого не установлена.
Нитратная пленка. Кинопленка и негативы, сделанные из материала легко воспламеняющегося и
опасного для хранения при практически любых
условиях. Если такая пленка представляет
ценность, то ее следует скопировать на
безопасную пленку, подлежащую длительному
хранению.
Номер коллекции. Контрольный номер, который позволяет идентифицировать коллекцию по номеру,
а не по названию.
Обработка. Подготовка архивных документов для использования. Это могут быть такие
различные действия как: экспертиза,
перекладывание или другая деятельность по
сохранению; уничтожение дублирующего
материала; отделение документов и помещение
их в другие коллекции с целью обеспечения их
сохранности; нумерация и маркировка папок и
коробок, подготовка указателей и размещение
коллекции на полках.
Описание, архивное. Процесс создания указателей для архивных коллекций.
Опись.
Указатель, описывающий имеющиеся в коллекции
документы. Обычно указывается название,
объем, история, даритель и краткое описание
типов материалов коллекции.
См. рисунок 11.
Организация, архивная. Организация материалов внутри коллекции таким образом,
чтобы их было возможно описать и
использовать.
Оформление. Формальное принятие в собственность и запись о поступлении. Оформление
позволяет установить первичный физический и
интеллектуальный контроль над материалом.
Первичные источники. Переписка, документы, газеты, рукописи, интервью или
другие формы оригинальных документов или
свидетельств, полученных из первых рук.
Используются в подготовке вторичных работ
или публикации источников.
Пергамин (Калька (Glassine)) – материал, используемый для изготовления конвертов для
негативов. Обычно в таких конвертах выдаются
негативы после проявки в фотолабораториях.
Он выделяет пластификатор и не должен
использоваться для хранения негативов или
фотографий.
Перекладывание. Бумаги размещаются в папках и коробках сделанных из материала не
содержащего кислоту. Скрепки, булавки,
резинки и другие портящие бумагу крепежные
материалы удаляются, а бумаги максимально
разворачиваются.
Перенос. Химическая передача молекул из одной части документа на другую, от
документа к документу, или из воздуха на
документ. Переход кислоты из чернил в
бумагу, от бумаги к бумаге, и из воздуха в
бумагу представляет особую опасность для
архивных материалов.
Происхождение.
Один из фундаментальных принципов лежащий в
основе архивной деятельности: документы
образованные или накопленные одним
документообразователем, будь то отдельный
человек или учреждение, не должны
смешиваться с документами другого
документообразователя. Также см.
Исходный порядок.
Путеводитель. Указатель, обычно публикуемый и распространяемый за пределами архива. В
нем перечисляются все или некоторые
коллекции и дано краткое описание каждой.
Раскисление. Процесс противодействия кислоте содержащейся в большинстве типах бумаг,
посредством помещения щелочного реагента на
бумагу с целью нейтрализации любых имеющихся
кислот и обеспечения резерва против кислот,
которые могут быть перенесены на бумагу.
Реестр. Тоже, что и
Опись.
Рукописи.
(1) Термин, используемый, чтобы
выделить группу документов, созданных
и связанных с частным лицом (в противовес
Документам). (2) Может также означать отдельные неопубликованные документы, будь то
частные или общественные, в особенности
созданные с намерением их последующей
публикации.
Свидетельская ценность. Способность документов предоставлять
свидетельство о создателе документов –
организации или человеке. Также смотрите
Информационная ценность.
Указатели. Описание архивных фондов, полное либо частичное, с целью оказания
исследователю и архивисту помощи в поисках
необходимого материала.
Указатель дат
(Календарь). Указатель, в котором обычно в
хронологическом порядке перечислены
отдельные документы коллекции или другого
собрания.
Учет документов. Осуществление анализа и контроля над созданием, использованием и
уничтожением документов в процессе
выполнения текущей деятельности.
Физический контроль. После того как документы оформлены, их местоположение
становится определенным, и их можно найти,
когда это требуется.
Финансовая ценность. Способность архивных документов служить постоянным
финансовым нуждам организации.
Фумигация. Процесс воздействия на бумаги ядовитыми газами или парами, обычно в
вакууме или герметичной камере, с целью
уничтожения насекомых, плесени или других
форм жизни, которые представляют угрозу
документам.
Хранилище. Место, где хранятся архивы, документы или рукописи.
Экспертиза. Процесс оценки организационных документов или личных бумаг с целью
выяснения ценности оправдывающей их
длительное хранение.
Юридическая ценность. Способность документов отвечать существующим или будущим
юридическим потребностям организации.
|
