Архивы — память общины

Примерная структура письма

В служебных полях в начале письма

Укажите, кому адресовано письмо. Дату.

Приветствие

Когда ответ пишется институту Веры, используйте соответствующее обращение, а не адресуйте текст письма человеку, который написал вам от имени института.

Вводная часть

·         Поблагодарите за получение письма, не забудьте указать дату получения. Кратко изложите или напомните предмет обращения.

·         Если письмо пишется от имени института, укажите свои полномочия. Например: «Духовное Собрание попросило нас подготовить ответ на ваше письмо от (дата), касательно …»

Основной текст

·         Если ваш адресат – отдельное лицо (а не институт), выразите свое понимание его/ее намерений, чувств или точки зрения.

·         Четко изложите решение, совет, ответ, информацию, руководство, поощрение и т.д.

·         Если в письме затрагивается несколько тем, четко разграничьте их во избежание недопонимания.

Заключение

·         Четко изложите ожидаемое.

·         Если приемлемо, добавьте в текст фразы утешения, ободрения или побуждения.

·         Завершите подобающими теме письма фразами, например, уверениями в дальнейшей поддержке и т.п.

Подпись

Не забывайте указывать полное имя отправителя и/или название института в подписи. Первое слово в названии должности в начале предложения в русском языке пишется с заглавной буквы. В общих случаях все остальные слова, относящиеся к должности, пишутся со строчной буквы.

Советы относительно текста письма

·         Не перегружайте письмо повторением должностей. Например, достаточно упомянуть один раз «Советник» или «секретарь» перед именем, а потом использовать только имя.

·         Употребляйте полное название института или агентства, особенно когда в тексте оно встречается впервые. Избегайте сокращений МДС, НДС, УЦ, МВ, ЧВК, УК и т.д.

·         Избегайте жаргона бахаи. Используйте нормы русского языка.

·         Избегайте упреков, обвинений и любого негатива.

o   Постарайтесь представить, как письмо будет воспринято получателем.

o   Исходите из предположения, что верующий желает исправить свое поведение или ситуацию.

o   Избегайте резких выражений, критического тона, выражений нетерпения или недовольства и досады.

·         Не путайте институты с людьми, которые в них служат.

·         В начале и завершении письма хорошо помещать вдохновляющие цитаты.

·         Можно сослаться на письма Всемирного Дома Справедливости или Национального Духовного Собрания, если в них затрагивалась данная тема.

·         Укажите получателей копии письма.

·         Если есть приложения или вложения, укажите это в конце письма.

·         Постарайтесь уложиться в одну страницу.

Полнота, ясность, тон, воздействие

·         Отвечает ли ваше письмо на все заданные вопросы?

·         Отвечает ли ваше письмо на вопросы, которые хотя и не были заданы, но явно следуют из текста?

·         Проявлено ли должное уважение к чувствам и взглядам адресата?

·         Позволяет ли ваше письмо сохранить человеку лицо и отмечает позитивные моменты?

·         Обращено ли ваше письмо к сердцу человека?

·         Вдохновляет ли ваше письмо и ободряет?

·         Четко ли обозначены ожидаемые от получателя письма действия?

·         Приложены ли необходимые документы или материалы?

·         Если вы обещаете прочитать молитву, сделайте так, чтобы обещание было выполнено.

Редактирование

·         Избегайте повторений и избыточности слов и фраз.

·         Постарайтесь избегать канцеляризмов.

·         Используются ли цитаты разумно и к месту?

·         Когда приводите цитату, помимо автора, не забывайте указать источник цитаты.

·         Если письмо обращено к группе людей, и вы предполагаете, что его будут зачитывать вслух, то возможно будет полезным при цитировании текста в письме сначала указывать источник. Например: «По словам Абдул-Баха … (текст цитаты)». Если же источник указывается позже, то на слух текст, идущий перед цитатой, зачастую сложно отделить от цитаты, что может мешать пониманию письма.

·         Сохранен ли баланс между официальностью и теплотой письма? Не является ли письмо слишком обезличенным или слишком фамильярным?

·         Является ли общий тон письма доброжелательным и вдохновляющим?

·         Упомянуты ли нужды плана? (если уместно)

·         Прочитайте черновик вслух.

·         Отложите письмо на некоторое время, чтобы потом прочитать его «свежим» взглядом.

·         Весьма полезным может стать правило, по которому все тексты будут отдаваться на проверку человеку, хорошо знающему русский язык.

·         Необходимо ли соблюсти процедуру утверждения этого письма?

Перед отправлением

·         Проверьте, согласуются ли верхний колонтитул и заголовок с нижним колонтитулом и подписью. Правильно ли написано обращение, поставлена дата и пронумерованы страницы?

·         Если отправляете бумажное письмо, не забудьте поставить подпись.

·         Не забудьте сделать все необходимые вложения.

·         Если необходимо, внесите изменения в базу данных (списки рассылки).

·         Если это не происходит автоматически, самостоятельно поместите на хранение копию письма в папку соответствующую номенклатуре дел вашего института.

Вопрос: Знаете ли вы, когда употреблять в письменной речи «ты», «вы», «Вы»?

Ответ: http://www.gramota.ru/spravka/letters/?rub=rubric_88

→ Также см. разделы: Связь и Архив и приложение Лексикон. Стандартная терминология бахаи.

→ Справочно-информационный портал ГРАМОТА.РУ. http://www.gramota.ru

→ Д. Э. Розенталь. Справочник по правописанию и литературной правке.

→ О номенклатуре дел бахаи. Национальный комитет по истории и архивам Веры. 31 марта 1993.             

Следующая глава: Прием гостей в ходе встречи Собрания 10

У вас тоже есть полезные документы? Пришлите нам, мы опубликуем   bahai@email.ru