|
По причине того, что переписка составляет
большую часть коллекций и может охватывать
значительное количество тем, ее организация
представляет особенную сложность. Архивисты
традиционно организовывали переписку в
хронологическом порядке, но неудобство такой
системы становится очевидным, когда нужно
подготовить указатели для материала. В
указателе для переписки архивист должен как
минимум перечислить имена автора и
получателя, а также период времени. Если
переписка организована в хронологическом
порядке, описание становится проблематичным,
если не невозможным, так как одно и то же
имя будет появляться много раз за один
период времени без всякой системы, за
исключением временной шкалы. Поэтому, когда
используется традиционная система,
большинство указателей для переписки
организованной хронологически если и
указывают имена, то только наиболее важные.
Когда определенный порядок не задан,
предпочтительнее организовать переписку
таким образом, чтобы это легко поддавалось
описанию в указателе – по корреспонденту в
алфавитном порядке. А в каждой папке письма
отсортировать в хронологическом порядке.
Исследователь таким образом сможет по
названиям папок, перечисленных в указателе,
определить с кем и за какой период
образователь документов состоял в переписке.
Если некоторый порядок обнаруживается в
коллекции, рассмотрите следующее:
традиционная система организации
хронологически, описанная выше, может сама
по себе выступать в роли свидетельства,
особенно там, где создатель сам расположил
документы в хронологическом порядке. Может
обнаружиться некоторая закономерность для
различных периодов жизни человека, которые
могут быть незаметны, если переписку
сортировать по именам получателей, чтобы
удовлетворить потребностям исследователей.
Может быть, человек переезжал каждые пять
лет, и каждый раз после переезда менял
способ организации писем, оставляя письма за
прошедший период нетронутыми. Это может
отражать развивающееся представление о том,
как ему самому организовывать доступ к
информации. Таким образом каждый блок
корреспонденции будет давать хорошее
представление о его жизни в конкретный
период. Кроме того, взаимосвязь между
документами может быть важна, например,
когда один вопрос обсуждался с несколькими
корреспондентами в течение определенного
периода. Разбиение такой систематизации
может привести к утрате важных свидетельств.
С другой стороны, организация документов по
имени корреспондента может предоставить
лучшее понимание связи между двумя людьми.
Каждый способ компоновки имеет свои
преимущества. Более того, можно даже
организовать корреспонденцию, как описано в
последнем примере по имени корреспондента, и
в то же время, сохранив первоначальный
порядок в описании. Однако в последние годы
использование компьютеров существенно
улучшило средства создания указателей.
Поэтому сравнительно легко построить индекс
по корреспонденту, который объединяет все
письма, полученные от данного
корреспондента, фактически организуя его
вторым способом. Таким образом исходный
порядок остается неизменным. Главное –
сохранить, по возможности, тот порядок,
который был при создателе документов, потому
что он может свидетельствовать о том, что
было важным, и как этот человек работал.
|
|
