5.
Обработка документов и личных
бумаг
После завершения
организации коллекции, архивист
перекладывает документы в папки. Это
делается для замедления старения бумаг, т.к.
они кладутся в папки и короба, сделанные из
материалов не содержащих кислоту.
Осуществляя это, архивист старается
максимально развернуть (раскрыть) все бумаги
и убрать все скрепки, иголки и
резинки для банкнот,
потому что они могут причинить вред бумаге.
Если позволяет время, степлерные скобы тоже
можно аккуратно вынуть.
Важно, чтобы документы не скреплялись вместе
обычными скрепками или скобами, т.к. те
оставляют вмятины или отверстия в бумаге и
могут заржаветь. Когда необходимо скрепить
бумаги вместе, используйте специальные
алюминиевые или пластиковые скрепки или
нержавеющие скобы, чтобы не повредить бумагу
во время длительного хранения. Если в
коллекции имеется много бумаг размером 21.59
* 35,56 см. (legal-size), то используйте
папки или короба соответствующего размера. В
обычных случаях годятся папки размерами
21.59*27,94 см (letter-size). Источники
снабжения специализирующиеся на материалах
для архивов перечислены в приложении к этому
руководству. (Если цены на
специализированные материалы окажутся
слишком высокими, можно использовать любые
папки из высококачественного материала). В
качестве альтернативы можно воспользоваться
бумажными папками, чтобы хранить связанные
документы внутри папки, например письмо,
содержащее много приложений, может быть
прикреплено (скобкой или скрепкой) и
храниться внутри папки с перепиской.
При перекладывании коллекции в папки,
архивист должен избавиться от дубликатов и
выделить материалы, которые следует передать
в другие секции архива, как, например,
священные Писаний или письма от Шоги
Эффенди, памятные вещи или предметы
материальной культуры, книги без пометок, и
фотографии. Каждый передаваемый материал
должен быть отмечен в описи. Листок передачи
заполняется и занимает место изъятого
материала.
Архивист должен вынуть
все газетные вырезки из папок, так как
газетная бумага является очень кислой,
быстро разлагается, и повреждает всё, с чем
соприкасается. Если вырезки представляются
ценными, их следует скопировать на хлопковую
высококачественную бумагу способом, который
обеспечивает постоянные копии.
Копии
должны быть помещены в коллекцию, а
оригиналы уничтожены или помещены в
коллекцию газетных вырезок.
Телеграммы, которые часто встречаются в
документах Собраний, как правило, печатаются
на бумаге с избыточной кислотностью и должны
быть скопированы на долгохранящиеся
материалы, или, если это не представляется
возможным или оригинал ценен сам по себе,
должны быть переложены между двумя листами
высококачественной хлопковой бумаги или
помещены в стабильные пластиковые папки,
такие, как те, которые используются для
фотографий. То же самое относится и к копиям
писем сделанным через копирку, если они
выполнены на кислой бумаге.
Архивист должен отсортировать материалы,
которые после тщательного изучения признаны
не имеющими постоянной ценности. Однако,
если документов очень много, а сравнительно
небольшое количество материала не
представляющего постоянной ценности
перемешано с более ценными документами, то
зачастую будет лучше оставить этот материал.
Во время перекладывания материалов в папки,
архивист помечает каждую папку (см.
рисунок 7),
указывая коллекционный номер и название
отражающее содержание папки и диапазон дат.
Он также нумерует папки и короб, в который
они будут помещены. Такая маркировка, как и
все другие работы в архиве, должна
производиться карандашом, чтобы
предотвратить необратимые повреждения
документов чернилами. Название папки должно
быть как можно более подробным, насколько
позволяет место, поскольку название папки
сообщает исследователю информацию о
содержимом коллекции.
Все папки, находящиеся в коробе, нумеруются
последовательно согласно размещению. Эта
нумерация осуществляется в самую последнюю
очередь, после того как определены
постоянные номера коробов и папок, и
дальнейшая переорганизация не ожидается.
Архивист, возможно, пожелает сделать штамп
для проставления номеров на папки и короба,
чтобы ускорить процесс нумерации. Папки
помещаются в коробки в порядке их номеров.
Этикетка, сообщающая название, а
также номер короба и коллекции, крепится на
каждый короб. Возможно, архивисту будет
проще сразу напечатать этикетки для коробов
с названием архивов (см.
рисунок 8)
или использовать компьютер для распечатки
каждой новой этикетки.
|
|
