|
Архивист начинает работать с коллекцией
материалов института или личных бумаг во
время переговоров с донором или, когда
институт собирается передать некоторую часть
своих материалов в архив. Часто доноры по
собственной инициативе передают коллекции,
но бывает и так, что архивист выходит на
доноров сам и сообщает им, что материалы,
находящиеся в их собственности, имеют
постоянную ценность и должны быть сохранены
в архиве. Во время этого первоначального
периода архивисту необходимо принять
несколько важных, а порой и трудных,
решений.
Передаются ли
материалы в архив отдельными лицами или
институтами бахаи, важно, чтобы архивист вел
подробный учет всех переговоров с донорами и
потенциальными донорами архивных коллекций.
Поэтому архивист должен вести досье на
доноров и потенциальных доноров.
Дела доноров могут состоять из отдельных
папок на каждого донора, расположенных в
алфавитном порядке, со всей корреспонденцией
от каждого конкретного донора, даже если
речь идет о нескольких различных дарах. Или,
если архив работает с большим числом
доноров, новый набор дел доноров,
рассортированный в алфавитном порядке по
первой букве фамилии, может формироваться
каждый год. Вся корреспонденция с донором и
дарственные,
а также копии заполненных
бланков поступления
коллекции, хранятся в досье донора.
Архивы могут обращаться к потенциальным
донорам и поощрять их пожертвовать или
оставить для архива свои личные бумаги.
Архивист может также обращаться к донорам в
отношении пожертвований фотографий,
книг, аудио- или видеокассет, артефактов,
произведений искусства и других предметов.
Архивисту следует вести отдельный учет таких
"потенциальных" коллекций, используя
картотеку или папки. На карточке или в папке
он должен отмечать всё, что он знает о
местонахождении документов, а также шаги,
которые были приняты для их приобретения.
Чтобы подтвердить получение в архиве дара от
внешних доноров, архивисту понадобится
договор дарения (см. рисунок 1).
Типовые письма-подтверждения для различных
типов материалов также должны быть
подготовлены. Дарственная заполняется в двух
экземплярах и отправляется донору. Донор
должен подписать один экземпляр и вернуть
его в архив. Другая копия остается у донора.
По возможности, архивисту следует
проконсультироваться с юристом при
составлении текста дарственной для того,
чтобы формулировка договора дарения
соответствовала кодексу. Также могут
существовать определенные виды материалов, в
отношении которых договор дарения не
является необходимым и будет достаточно
отправить простое письмо-подтверждение.
Договор дарения не является необходимым для
документов, которые передаются в архив из
головного учреждения бахаи или от его
сотрудников или комитетов, так как в этом
случае не происходит передачи права
собственности. Тем не менее, архив должен,
как правило, выдать квитанцию о получении
(см.
рисунок 2)
или отправить письменное подтверждение
получения.
В дополнение к получению бумаг от частных
доноров, архивист также должен обеспечить
сохранность документов головного учреждения
бахаи, подлежащих сохранению. Архивисту
следует рассмотреть возможность предложить
своему Местному или Национальному Духовному
Собранию (или другому учреждению) создание
программы учета документов. Такая программа
должна определять, когда группы документов
могут быть классифицированы как
неиспользуемые или неактивные. Документы,
как правило, не считаются постоянно
используемыми, если к ним обращаются не чаще
чем один раз в месяц (Для некоторых
организаций промежуток времени может быть
несколько длиннее).
Неиспользуемые документы занимают полезное
пространство и поэтому в интересах офиса
избавиться от них. После консультации между
архивистом и офисными работниками, должен
быть составлен график
хранения и уничтожения для каждой
серии документов (см.
рисунок 3), уточняющий, когда документы станут
неиспользуемыми, и что должно быть сделано с
ними после того как они будут убраны из
офиса. Если документы предназначены для
постоянного хранения, они должны быть
отправлены в архив, в противном случае,
записи должны немедленно уничтожаться, или
сохраняться до тех пор, пока они необходимы
для юридических или административных дел.
Архивист может также сохранять документы,
изъятые из офиса и ожидающие уничтожения или
передачи на постоянное хранение в архив.
Программа учета документов даст гарантию,
что документы не будут уничтожены до того,
как архивист сможет их проверить и дать свое
согласие на их уничтожение. Он должен
убедиться, что документы не потребуются для
принятия решений существующими или будущими
Духовными Собраниями. Такая программа
позволяет архивисту получить четкое
представление о том объеме и типах
документов, которые архив может рассчитывать
получить в будущем.
Физическая передача документов может
происходить любым из различных средств:
заказным письмом (для очень маленьких
коллекций), курьерской службой или
транспортным агентством (для больших
коллекций), если коллекции поступают
издалека; доставка надежным человеком или
донором; или архивист самостоятельно
забирает коллекцию. Часто документы из
предыдущего местоположения перемещаются
непосредственно в коробки архива. Если это
так, следует позаботиться, чтобы не нарушать
исходный порядок коллекции, и сделать
подробные этикетки или список содержимого.
Это позднее позволит упростить обработку, а
также обеспечит некоторый доступ к коллекции
до ее обработки. Чтобы не перекладывать
поступившие документы лишний раз, архивист
может предоставить архивные короба в офисы
Духовного Собрания для отправки документов в
архив.
|
|
