|
Архивист маленькой общины может прийти в
замешательство при мысли о том, что нужно
применять все эти процедуры, описанные в
настоящем руководстве, для обращения с
небольшим количеством материала. Зачастую
архивист в маленькой общине имеет немногим
больше, чем записи Духовного Собрания за
несколько лет, новостные бюллетени бахаи,
журналы, видеофильмы и вырезки из газет. Тем
не менее, чрезвычайно важно установить
хорошие процедуры на раннем этапе истории
общины. Далее следуют некоторые практические
предложения о том, что необходимо сделать.
1.
Духовное Собрание должно назначить архивиста, ответственного за
неиспользуемые документы. Это может быть
секретарь Собрания или член общины.
2.
Духовное Собрание должно требовать, чтобы архивист проводил ежегодную
инвентаризацию неиспользуемых документов и
предоставлял Собранию отчет. Инвентарная
опись должна быть сверена с подобной описью
за прошлый год, чтобы удостовериться, что
никакие материалы не пропали и находятся на
своем месте.
3.
Духовное Собрание должно выработать политику доступа к своим документам не
находящимся в постоянном использовании.
Собранию необходимо иметь доступ к своим
материалам, когда необходимо уточнить
какой-либо вопрос. Обращающиеся с личными
запросами должны получать разрешение у
Собрания или у ответственного за документы
Собрания. Конфиденциальные документы (часто
также называемые как бумаги, в которых
рассматриваются личные вопросы) должны
храниться отдельно от обычных материалов.
Доступ к конфиденциальным документам должен
быть ограничен и разрешаться только с
одобрения Собрания. Необходимо вести учет
всех, кто обращался к неиспользуемым
материалам и отслеживать все взятые
материалы, чтобы они потом не затерялись.
4.
Обычно неиспользуемые документы хранятся у архивиста дома. Если имеется
местный центр бахаи, то необходимо выделить
комнату или другое место под хранение
неиспользуемых материалов (См. главу 10
«Помещения» и 11 «Сохранение»). Духовное
Собрание может также рассмотреть вопрос об
аренде места для хранения, например,
депозитную ячейку или специальное хранилище.
Это обычно позволяет обеспечить лучший
контроль и условия для хранения, чем в
частном доме.
5.
Некоторым Местным Собраниям передаются личные бумаги бахаи. Они могут
содержать письма, книги, фотографии,
памятные вещи, дневники, воспоминания и
рукописи. Каждая коллекция личных бумаг
должна сохраняться как единое целое и не
перемешиваться с материалами Собрания.
6.
Если Духовное Собрание не переизбирается, его документы должны сохраняться
должностными лицами или членами прошлого
состава Собрания. Если это не представляется
возможным, материалы могут храниться Местным
Духовным Собранием ближайшей общины,
Региональным Советом или ответственным
человеком в общине. В самом крайнем случае
материалы могут быть отправлены в
Национальный центр для хранения в
Национальном архиве бахаи. Независимо от
того, что будет предпринято, необходимо
известить Национальное Духовное Собрание о
местонахождении документов и имени человека,
ответственного за их хранение. Если Собрание
не избирается более двух лет, документы
Собрания и другие архивные материалы должны
быть отправлены в Национальный архив бахаи в
Национальном центре бахаи. Библиотеку
Собрания, включая подшивку национальных
вестников и видеофильмы не нужно отправлять в Национальный архив Соединенных Штатов.
|
|
