IV. ПОВСЕДНЕВНО: КАЧЕСТВЕННОЕ
УПРАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
Вы должны стараться установить некий неизменный
рациональный порядок управления документацией
еще до того, как документация выйдет из текущего
пользования. В этом разделе предлагаются основные
рекомендации по качественному краткосрочному
делопроизводству.
ЭФФЕКТИВНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
16. Когда и как нужно открывать
дело?
Каждая новая тема требует создания предназначенного
для нее дела. Соберите все документы, касающиеся
одного предмета, например, свяжите письмо с
ответом на него; объедините главный документ с теми
вспомогательными материалами, которые имеют к
нему отношение.
Не оставляйте единичные документы неподшитыми к
делам: они могут затеряться. Каждый новый документ
следует незамедлительно вложить в соответствующее
дело.
Каждое дело посвящено определенной теме. Именно
предмет дела составляет его сущность, а не состав,
который может быть очень разнообразным.
Дело должно быть однородным, т. е. включать в себя
лишь документы, посвященные одному предмету.
Эти документы, однако, могут быть различных типов
(например, отчеты, корреспонденция, документы
бухгалтерской отчетности и т. п.).
17. Как обеспечивается целостность
дела?
Всегда лучше использовать фотокопию документа,
чем брать из дела оригинал. Не изымайте документ
из дела безвозвратно для открытия нового дела. Если
перед началом нового проекта вам нужно создать дело
для подшивки документов, касающихся определенного
предмета, не вынимайте оригинал, например
статьи или отчета, из дела, содержащего материалы
по предшествующей работе. Вместо этого скопируйте
оригинал документа для нового дела, после чего
верните документ в то дело, откуда он был взят. В
противном случае информация исходного дела станет
непонятной.
Не следует также изымать документ из дела, в котором
он хранится, из-за того, например, что он содержит
подпись какого-то важного лица. Аналогично, не создавайте
искусственных дел, содержащих документы
такого типа, взятые из различных дел. Целостность
дел необходимо соблюдать.
Если документ необходимо временно взять из дела
для справочных целей, зафиксируйте в деле изъятие,
положив закладку с датой изъятия и полным именем
ответственного лица в то место дела, откуда был взят
документ. Как только документ будет возвращен, его
необходимо положить на место, а закладку убрать.
18. Каким образом упорядочивать
дело?
Документы обычно располагают в хронологическом
порядке, причем самый старый документ кладут на
дно дела, а наиболее «свежий» – наверх, таким об
разом, чтобы пользователь дела видел последние документы
в первую очередь. Но организация документов
в хронологическом порядке не является обязательной.
Например, не стоит отделять вспомогательные материалы
от корреспонденции, к которой они относятся.
Если дело посвящено обширной и сложной теме, вы
можете создать вспомогательные дела. При этом важно
следить за тем, чтобы их не было слишком много,
поскольку это может внести путаницу в структуру
основного дела. В основном деле нужно указать порядок
вспомогательных дел (алфавитный, хронологический,
тематический, географический).
Как и основное дело, каждое из вспомогательных дел
должно иметь название. Для вспомогательных дел
пользуйтесь папками более светлого оттенка того же
цвета, что и папка основного дела, с написанными на
них названиями основного дела и соответствующего
вспомогательного.
Возможно, вам придется создать вторую часть дела,
если его объем становится слишком большим. С
большими делами трудно работать, и они легко распадаются.
Толщина дела не должна превышать 3 см.
ПРОЕКТ РАЗВИТИЯ МОЖЕТ
ПОТРЕБОВАТЬ СОЗДАНИЯ БОЛЬШОГО
КОЛИЧЕСТВА ДЕЛ
Организация и мониторинг некоторых проектов, проводимых
при поддержке НПО, порождают огромное
количество документации.
Проект предполагает:
- ряд целей, которые должны быть определены заранее;
- поиск и подбор партнеров; организацию бюджета;
- указание действий, которые необходимо предпринять для
достижения поставленных целей;
- план осуществления намеченных действий.
Такие проекты требуют создания дел различных
типов применительно к:
- аспектам проекта: это дела, которые содержат специфическую
информацию о проекте и о целевой группе, которую
предполагается поддержать посредством осуществления
проекта;
- фазам проекта: это дела, содержащие информацию о
практической организации материальной и административной
структуры, позволяющей осуществлять проект и
обеспечивать его контроль и управление им.
Любой проект на каждой стадии осуществления содержит
различные элементы: планирование, контакты, взаимодействие,
техническое и материальное обеспечение. Все эти
аспекты требуют создания разнообразной документации:
рабочих предложений и планов финансирования, проектов
соглашений и договоров, официальных описаний проекта,
различных докладов, планов сообщений для печати, отчетов
экспертов и делегаций и т. п.
Следовательно, может возникнуть необходимость создания
вспомогательных дел.
Хорошо организованные дела позволяют проследить
весь ход осуществления проекта: его первое описание и
опытное исследование, которое ему предшествовало; оценки
социально-экономических условий и описание целевой
группы и социального контекста местности ее проживания;
исследовательские миссии НПО; исходные и регулярные
контакты, осуществлявшиеся организацией в ходе проекта с
целью установления дружеских отношений с местными или
государственными властями стран, охваченных проектом;
поиск партнеров в соответствующих странах; основные соглашения
с принимающей страной; организация и контроль
финансирования проекта; отчеты членов организации,
работавших на месте; итоговые технические и финансовые
отчеты по завершении проекта.
Значительная группа дел может содержать информацию
о практических аспектах проекта и иметь технический
характер. Строительство здания школы или родильного дома,
к примеру, потребует всевозможных экспертных оценок как
на исходной стадии проекта в ходе анализа потребностей, так
и при осуществлении руководства работами.
19. Дела каких типов есть у НПО?
Ниже приведены различные типы дел, с которыми
вам, возможно, приходится работать в своей
организации:
Дела, касающиеся стратегии
организации
Эти дела содержат информацию, характеризующую
вашу организацию. В их основе – стратегические установки
НПО или, другими словами, те задачи, которые
организация стремится осуществить в одной или
нескольких сферах (в области здравоохранения, просвещения,
охраны окружающей среды, охраны естественных
сред обитания животных и т. п.). Например,
целью организации может быть оказание помощи
жертвам стихийных бедствий и катастроф, предоставление
продовольственной поддержки перемещенным
группам населения, поддержка социальных изгоев
или больных СПИДом, разработка и осуществление
стратегий развития, поддержка образования, защита
прав человека и т. д.
Дела, о которых идет речь, могут отличаться друг от
друга содержанием. В любом случае ваша регулярная
работа приведет к появлению ряда дел с описанием
проектов, которые, хотя и укладываются в общую
схему вашей деятельности, отличаются от остальных.
В результате, вероятно, наряду с делами, посвященными
стратегии, вам придется создать дела, содержащие
информацию о прецедентах.
Дела, касающиеся управления
организацией
Эти дела – результат функционирования тех структур
и организационных форм, которые образованы для
достижения ваших целей. Рабочие методы вашей НПО
вписываются в рамки законов вашей страны об объединениях.
Документы, содержащиеся в делах управления,
представляют собой результат и отражение либо
статуса вашей организации как объединения: правила,
документы общих собраний и съездов, протоколы заседаний;
либо деятельности и взаимодействия отделений
вашей ассоциации: подшивки корреспонденции,
циркуляры, списки членов; либо работы по управлению
организацией: документы, относящиеся к
финансированию, кадрам, обязанностям председателя,
юридическим вопросам, отношениям с правительственными
учреждениями, партнерами и т. п. Эти дела
являются результатом работы официальных органов
и служб организации (например, председателя, собраний,
комитетов, комиссий, секретариата).
Дела, содержащие общую
информацию
Такая информация предназначена для сотрудников
и волонтеров, а также для различных структур,
входящих в вашу организацию (например, федераций,
групп, сообществ). Эти дела могут содержать бюллетени,
циркуляры, брошюры, аудио- и видеодокументы,
предназначенные для членов организации. Бывают
случаи, когда само наличие такой информации и
есть главная причина существования организации и
предоставление этой информации является основной
функцией НПО. В такой ситуации информация
бывает предназначена как для внутреннего, так и для
публичного пользования: информация, касающаяся
прав человека, экологических проблем и т. п.
Дела, содержащие информацию
по связям с общественностью
Связи с общественностью нужны, чтобы расширять
осведомленность публики о существовании вашей
организации и чтобы собирать необходимые вам
средства. Эта часть деятельности организации рассчитана
на широкую общественность. Это – публикации
вашей организации: брошюры, плакаты, сообщения
для прессы, выступления по местному и общенациональному
радио и телевидению, фильмы, слайдовые
презентации, выставки, дни открытых дверей, конференции
и т. п. Помните о том, что все эти материалы,
опубликованные на разных языках (а языки – это
средство широкого распространения информации и
привлечения интереса), – очень важные компоненты
истории вашей НПО. Уделяйте им большое внимание
и тщательно сохраняйте полные комплекты этих документов.
Очень важно соблюдать их целостность.
Тематические дела
Ведение документации приводит к появлению тематических
дел, в которых собраны материалы разного
происхождения (часто напечатанные или скопированные),
содержащие информацию на определенную
тему. Возможно, вы создали дела такого типа для
облегчения своей работы. При этом очень важно не
перемещать оригиналы или копии документов из дел,
касающихся стратегии вашей организации, в которых
эти документы являются важными компонентами.
20. С помощью каких процедур
следует организовывать дела,
содержащие стратегическую
информацию?
Подумайте о контексте, в котором осуществляются
ваши проекты, и об основных этапах их развития. Затем
определите, каковы закономерности их развития
в вашей организации. «Жизненный цикл» каждого
проекта включает в себя несколько этапов, на которых
создается документация. Вы наверняка сможете
определить, на каких именно из этих этапов всегда
производятся документы, на каких – только иногда,
на каких носителях создаются эти материалы и на
каких носителях следует сохранять их.
Возможно, эта таблица поможет вам проследить
«жизненный цикл» проекта (обычный шрифт) с целью
определить, к какому типу относится документация
(курсив), которая скорее всего сохранится в вашем
архиве.
ЭТАПЫ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ПРОЕКТА И ПРОИЗВОДИМАЯ
ДОКУМЕНТАЦИЯ
КАКОЕ НАЗВАНИЕ ДАТЬ ДЕЛУ
21. Что такое хорошее название?
Чтобы иметь возможность использовать дело наилучшим
образом, необходимо его идентифицировать:
надо дать ему название.
Название содержит заголовок, в котором указана
цель создания дела. Кроме того, оно содержит даты
создания и закрытия дела.
Хорошее название должно быть одновременно точным
и понятным. Оно должно давать представление
о содержании дела, быть однозначным и ясным для
каждого. Название дела должно быть указано на обложке
папки, содержащей это дело.
22. Как выбрать название дела?
Будьте требовательны. Задайте себе простые вопросы.
Какую информацию содержит это дело? Почему мы
об этом говорим? Кто сделал что, когда и где? Где и в
какое время все это происходило? Что это?
Эти вопросы помогут вам указать (или сформулировать)
для каждого дела или вспомогательного дела:
Его тему: общий предмет, или вопрос, присутствующий
в документах, объединенных в дело. Например:
- Всемирный день охраны окружающей среды
- Международная неделя людей преклонного возраста
- Права детей
- Центр семьи
- Комитет управления
Если вы считаете необходимым сформулировать как
главную тему, так и подтему, ваше название должно
содержать вначале общую информацию и только
затем частную:
- Приют для беженцев XXX: столярный цех и
- Приют для беженцев XXX: столовая
- Премия за репортаж на гуманитарную тему: протоколы
рабочей группы и
- Премия за репортаж на гуманитарную тему:
определение победителей.
В названии следует также указать род деятельности,
о которой говорится в документах, содержащихся в
деле или вспомогательном деле. Например:
- Помощь беженцам из приюта XXX: оценка медикосанитарных
потребностей
- Молочная ферма при приюте XXX: стандартизация
оборудования.
Или само название должно быть сформулировано с
указанием рода деятельности:
- Восстановление сел
- Строительство родильного дома
- Оценка медико-санитарных нужд беженцев из приюта
ХХХ.
При составлении названий дел важно соблюдать последовательность
информации.
Тип документации: вообще говоря, указание на тип
документации, находящейся в деле, поясняет, что в
нем содержится и предоставляет дополнительную
информацию о том, каким образом «разрабатывается»
тема. Например:
- Финансирование дешевых столовых: корреспонденция,
отчеты местных управляющих
- Кампания «100 000 деревьев в Сахеле»: газетные и
журнальные вырезки
- Дела с данными о сотрудниках
- Восстановление системы водоснабжения в приюте
ХХХ: Приглашение к участию в конкурсе и предварительные
оценки;
- Архитектурные планы и эскизы;
- Фотографии.
Указание на место и дату: насколько это возможно,
тему необходимо дополнить информацией о дате и
месте. Например:
- Землетрясение в Аль-Аснаме, Алжир, октябрь 1980 г.
- Демонстрация против режима апартеида в Южной
Африке, Лондон, Великобритания, январь 1979 г.
Имя автора документов: иногда бывает полезно
включить имя автора документов в название основного
или вспомогательного дела, например, когда к
содержащейся там информации имеет отношение
другая организация:
- Обобщение данных по конъюнктуре рынка: исследовательский
проект, выполненный экспертом ХХХ
по заказу организации
- Экспертный проект, выполненный учреждением
ХХХ по заказу организации
- Заказ организации на исследование ХХХ
- Сборник циркуляров и брошюр, выпущенных издательством
ХХХ
- Фоторепортаж, сделанный фотографом ХХХ по
заказу организации.
Временной промежуток создания документов: с какого
и по какой момент времени? В названии каждого
из дел – как основного, так и вспомогательного – следует
указывать хронологические рамки входящих в
него документов. Например:
Строительство родильного дома в [название села]
в [название страны]: эскизы и планы архитектора
[ХХХ], октябрь 1993 г. – февраль 1996 г.
23. Что такое архивный индекс
дела?
Архивный индекс (далее – индекс) служит для
опознавания дела, а также облегчает его хранение и
извлечение из архива. Индекс может представлять
собой обычное число (десятичное индексирование),
одну букву или сочетание букв (буквенное индексирование)
или комбинацию чисел и букв (буквенно-цифровое
индексирование). В следующих примерах два
дела имеют индексы РК/1 и РК/2:
- РК/1 Руководящий комитет, 3 декабря 1998 г.
- РК/2 Руководящий комитет, 5 декабря 1999 г.
Ниже, в ответе на вопрос 36, приведена более подробная
информация о системах индексирования.
ВНУТРЕННЯЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
ДЕЛА
24. Можно ли заблаговременно
предпринять меры предосторожности,
которые позволят физически
сохранить документацию?
Да. Следует помнить, что в наше время бумага содержит
кислоту и может саморазрушаться. Современные
типографские краски производятся из синтетических
веществ и могут быть нестабильны. Печатайте важные
документы на бумаге с нейтральным кислотным
показателем (ph) и делайте пометки на них шариковой
ручкой или чернилами. Подумайте также, не стоит ли
сохранять копии таких документов в виде микрофильма
или в электронной форме.
При хранении документации не пользуйтесь резиновыми
кольцами для скрепления бумаг (они высыхают
и рвутся), а также булавками и скрепками (они
ржавеют и могут испортить документы).
Используйте папки (а не скоросшиватели) или папки
подвесного хранения. Кроме того, постарайтесь обеспечить
хранение дел в стандартных коробках.
25. Как следует хранить дела?
В офисе организации храните дела одного типа либо
в хронологическом порядке (протоколы, корреспондeнция,
серийная документация), либо в алфавитном
порядке (дела, содержащие данные о сотрудниках),
либо в географическом порядке (проекты развития
по странам).
Чтобы отделить дела друг от друга, пользуйтесь папками
и вспомогательными папками. Каждую папку
озаглавливайте и складывайте в большие конверты
или в коробки. Каждая коробка или конверт должны
получить свой индекс, чтобы дела можно было легко
находить.
Составьте справочный перечень ваших текущих дел.
Индексы дел тоже занесите в этот перечень;
тщательно и своевременно обновляйте информацию
в нем.
26. Что необходимо сделать, прежде
чем отправить дело на хранение?
Необходимо изъять из дела все пустые листы или
дубликаты. Убедитесь также в том, что все важные
компоненты дела на месте. Распечатайте важные
электронные письма.
Убедитесь в том, что каждое дело легко опознаваемо,
т. е. что в его названии содержатся ответы на вопросы
кто? где? когда? Укажите даты и названия источников
на фотографиях, а также газетных и журнальных вырезках.
Укажите имя автора рукописных заметок и отчетов,
имена людей на фотографиях, точные названия
мест, где что-то произошло или где была сделана та
или иная фотография и т. п.
- Проверьте порядок документов в деле.
- Проверьте заглавие и содержание.
УДАЛЕНИЕ – ВАЖНЫЙ
ЭЛЕМЕНТ ПРАВИЛЬНОГО
ХРАНЕНИЯ
27. Что именно следует удалять?
Система хранения документации является эффективной
только в случае, если она соответствует текущим
нуждам. Удаление дел, которые больше не нужны ни
для текущих организационных нужд, ни для среднесрочных
юридических или финансовых целей, ни для
включения их в архив, так же важно, как и первоначальное
создание дел.
Избавиться от ненужной документации можно двумя
способами: либо уничтожить ее, либо, если ваша НПО
не располагает собственными архивными хранилищами,
сдать ее для постоянного хранения в специальное
архивное учреждение, где она может использоваться
для исторических или других исследований.
В первую очередь уничтожьте только те бумаги, которые,
очевидно, не понадобятся: дубликаты, черновые
заметки и первые наброски документов (кроме случаев,
когда процесс развития проекта имеет большое значение),
рукописи опубликованных документов (если они
не содержат существенных расхождений с окончательными
вариантами документов). В справочных
перечнях указывается, какие из дел более не нужны, и
приводятся предельные сроки хранения документов.
Возможно, вы создали несколько копий одного дела
для ваших партнеров и спонсоров. Храните только
исходное дело, убедившись в его полноте. Старайтесь
предотвратить распространение идентичных
документов внутри вашей организации. В больших
организациях могут создаваться параллельные серии
дел, и одинаковые материалы могут сохраняться различными
службами. Такие материалы могут включать
в себя документы, относящиеся к работе других служб
или организации в целом, например, протоколы
общих собраний, меморандумы и т. п. В таких случаях
тоже вполне достаточно одного полного дела.
Не сохраняйте устаревшую документацию других
организаций.
28. Нужно ли предпринимать какие-
либо меры предосторожности
перед уничтожением дел?
Обязательно убедитесь в том, что вы сохраните оригиналы
(т. е. документы с оригинальной подписью и
печатью), поскольку только они обладают доказательной
силой. Прежде чем выбросить дубликат документа,
убедитесь в том, что перед вами действительно
дубликат. Выясните у администрации центральной
государственной или местной архивной службы, каковы
действующие правовые требования сохранения
документов в стране, где находится центральный
офис вашей организации, а также в тех странах, где
она осуществляет свою деятельность. Как правило,
эти требования относятся прежде всего к правовой,
финансовой и бухгалтерской документации.
При этом следует создавать определенный запас
времени, поскольку правовые требования к срокам
хранения документов могут быть изменены.
Решая, что делать с тем или иным документом,
учитывайте интересы как вашей организации, так и
отдельных лиц. Имейте в виду, что документ может
служить доказательством какого-то факта. Задайте
себе вопрос, не может ли рано или поздно возникнуть
потребность представления этого документа в суд.
Политические режимы меняются; архивы остаются.
Если необходимо уничтожить большой объем документации,
следует получить разрешение руководства,
которое должно быть подписано, как и перечень документов,
отобранных для уничтожения. Уничтожение
документов, содержащих личные данные, желательно
производить путем измельчения для обеспечения
конфиденциальности.
|
|
