III. ДОКУМЕНТЫ НПО:
МОСТ МЕЖДУ
НАСТОЯЩИМ И БУДУЩИМ
«Документы, архивы… Все это в прошлом!» Нет!
Хотя фактически архивные материалы документируют
деятельность людей в прошлом, они применимы
в настоящем и будущем. Качественное управление
архивными документами обеспечивает непосредственную
экономию времени и средств, улучшая
организацию обмена информацией внутри НПО и,
тем самым, способствуя более эффективной работе.
Архивные документы важны также для того, чтобы
ни сама организация, ни те люди, которые вовлечены
в ее деятельность, не «потеряли свою память».
Помимо этого, благодаря сохранению документов в
архивах люди будущего смогут изучить и лучше понять
роль неправительственных организаций.
Сохраняя свои архивы, НПО приносит
пользу обществу: таким образом организация
удовлетворяет ожидаемые и еще
неизвестные потребности людей настоящего
и будущего. Сохранение архивов
– это способ преодолеть быстротечность
и невозвратность текущего момента.
Организация, которая не сохраняет
своих архивов, обречена на забвение.
ПОЛУЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ
11. Какие преимущества может дать
качественное управление
документацией в каждодневной
жизни НПО?
Сегодняшнее общество является информационным
обществом. Поэтому быстрое и эффективное получе
ние информации дает значительные преимущества,
в частности позволяя экономить время и средства.
При этом основной принцип, который надо помнить,
следующий: эффективное управление документацией
внутри организации облегчает доступ к информации,
повышая таким образом ее ценность.
Управление документацией необходимо прежде
всего для административных и юридических целей.
Рационально упорядоченная документация позволяет
организации должным образом защищать свои права
в судебных процессах. Документы, касающиеся кадров,
должны содержаться надлежащим образом: они
содержат большое количество важной информации,
например, относящейся к служебной карьере людей
или к пенсиям; кроме того, в разных государствах
предусмотрены различные правовые нормы, определяющие
обязательные сроки хранения юридической,
административной и бухгалтерской документации.
Организация может повторно использовать информацию,
накопленную в системах документации,
в самых разнообразных целях. Это – информация
«из первых рук»; в процесс ее сбора были вложены
деньги и профессиональные знания. Изначально документы
создаются как результат деятельности НПО.
Это– протоколы заседаний, письма, отчеты, регистры
бухгалтерского учета, счета, анкеты, планы. Они являются
одновременно и инструментами управления, и
источниками информации об опыте, приобретенном
организацией в ходе ее деятельности, источниками,
на которые она может опираться, обосновывая
принимаемые решения или начиная новые проекты.
Эти документы могут быть полезны, например, когда
необходимо определить, можно ли начинать программу
развития непосредственно после акции в условиях
чрезвычайной ситуации, или – с другой стороны –
можно ли в условиях чрезвычайной ситуации продол
жать работу в соответствии с планом развития.
Для того, чтобы определить способы поддержки
независимого местного управления, НПО должны
учитывать местонахождение и размеры страны, а также
условия жизни ее населения. Имея возможность извлечь
из дел различных предыдущих миссий информацию и
аргументы, нужные для начала новых проектов, НПО
могут избежать ошибок и напрасных затрат времени и
денег, например, за счет того, что будут заранее знать, с
кем из местных людей и организаций полезно наладить
контакты. Информация, содержащаяся в документации
неправительственных организаций, может также
оказаться ценной для обмена сведениями и мнениями
с их партнерами, следовательно, для развития новых
форм сотрудничества.
НОСИТЕЛЬ ПАМЯТИ
12. Почему архивы можно считать
внутренней памятью НПО?
Архивы документации являются внутренней памятью
НПО. Для организаций, в которых благотворители, волонтеры
и профессионалы работают вместе и персонал
которых постоянно меняется, хранение документации
в архивах обеспечивает связь между поколениями.
Пользуясь архивами, можно должным образом оценить
работу предшественников, когда добровольно или
по необходимости те «передают эстафету» своим последователям.
Это касается передачи не только опыта, но
и духа организации. Так же, как историки и социологи
говорят о культуре бизнеса, мы можем говорить сегодня
об «организационной культуре». Архивы содержат доказательства
того, что «ничто не берется ниоткуда». Они
– свидетельства роли багажа, накопленного НПО. По
ним можно проследить причины создания организации,
ее связи с другими объединениями: можно определить,
например, обусловлена ли религиозными чувствами
некая позиция организации, официально не связанной
с церковью, зная, что основатели организации начали
свою деятельность движимые исповедуемой ими верой;
можно выяснить, имеет ли организация какое-нибудь
отношение к определенной политической тенденции
или каково ее общее мировоззрение. Имея архивы, можно
понять, в чем своеобразие организации, и сделать все
возможное, чтобы сохранить это своеобразие. Архивная
информация составляет основу организационной
культуры и позволяет НПО осознанно направлять свою
деятельность и выбирать методы работы.
13. Можно ли в силу вышесказанного
говорить об архивах НПО как
о «коллективной памяти»?
В ходе своей деятельности НПО создают связи между
народами, индивидуумами и обществами. Сохраняя
свои архивы, НПО выполняют универсальную
функцию хранителей памяти, а также вносят свой
вклад в развитие новых дружеских связей, которые
исключительно важны для будущего мира.
Предоставляя доступ к архивам, НПО облегчают
сохранение памяти и позволяют отдавать долг памяти
тем группам населения, которые либо были «забыты
историей», либо пали жертвами стихийных или социальных
катастроф и о которых архивы правительственных
учреждений могут не давать вообще или
давать необъективные сведения. Недостаток информации
о жертвах авторитарных режимов, например,
может лишить общества возможности отдания долга
памяти жертвам и примирения, и память выживших
останется открытой раной.
ИСТОЧНИК ДЛЯ АКАДЕМИЧЕСКИХ
ИССЛЕДОВАНИЙ
14. Зачем исследователям могут
понадобиться архивы НПО?
Архивные материалы представляют собой сырье для
научных исследований. Конечно, изучая недавнее
прошлое, современные историки, как и социологи,
обращаются к непосредственным свидетельствам
очевидцев и к газетным материалам. Однако для понимания
проблем каждодневной реальности неизбежно
потребуется дальнейшее исследование, в частности
архивных материалов. Невозможно понять историю
НПО с помощью только газетных статей.
НЕКОТОРЫЕ ТЕМЫ ДЛЯ ВОЗМОЖНЫХ
ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ РАБОТ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
АРХИВОВ НПО:
- История самих НПО как новых значительных участников
событий международной жизни во второй половине ХХ
века. НПО заслуживают специального исследования.
- История международных организаций. И государства,
и НПО являются активными участниками международных
организаций. Соответствующая деятельность
правительств фиксируется государственными архивами.
В случае, если при этом архивы НПО не будут сохранены,
возникнет риск несбалансированности документальных
свидетельств, что может привести к недостаточной ясности
при проведении академических исследований.
- История тех, кто забыт, и жертв. Архивы НПО могут
вернуть жизнь и голос жертвам режимов и заключенным,
которые лишены гражданских прав, притесняемым
группам населения и этническим меньшинствам, безземельным
крестьянам, тем, кто оказался «на задворках»
общества, жертвам социальной изоляции, которые часто
«исключаются» из архивов.
- Глобализация. Каково отношение «северных» и «южных»
государств к этому явлению?
15. Организация системы хранения
документации представляется
одной из важнейших задач НПО.
Но как это сделать?
Предпринимайте обдуманные меры с целью:
- заручиться поддержкой со стороны правления,
особенно на уровне высшего руководства;
- подготовить перечень документов и дел, которые
вы используете. Укажите в этом списке носители,
на которых хранятся упомянутые документы
(бумага, аналоговые или цифровые носители).
Определите принципы и технические процедуры
управления документацией;
- предоставить необходимую информацию как
сотрудникам и волонтерам вашей организации,
так и вашим партнерам и убедить их в ценности
инициативы, чтобы заручиться их одобрением;
- убедить их в необходимости создавать и сохранять
рабочую документацию, в частности неофициальные
«черновые» проекты, поскольку эти материалы
помогают понять, с чего начиналось то или иное
дело, позволяют разрабатывать новые эффективные
стратегии партнерства и вообще представляют собой
значительный источник исторических свидетельств.
Данное пособие содержит начальные
рекомендации. Ниже приведены два
лучших (англоязычных) источника
дальнейшей информации:
- Интернет-сайт Государственного архива Великобритании
[UK National Archives, в прошлом – Public Record
Office]:
http://www.nationalarchives.gov.uk
В особенности важны разделы сайта, посвященные
управлению документацией
- Международный фонд управления документацией
[International Records Management Trust]: www.irmt.org.uk
Особенно важен раздел документации государственного
сектора [Public Sector Records]
Накопив некоторый опыт управления документацией,
вы, возможно, найдете полезным следующий источник:
- Интернет-сайт Государственного архива Австралии
[National Archives of Australia]: www.gov.au/recordkeeping
Ваша организация уникальна; и
ее документация тоже! Изучите
эту документацию и организуйте
ее должным образом.
|
|
