II. ДОКУМЕНТАЦИЯ:
СЕМЕНА ПАМЯТИ
АРХИВ:
КОЛЛЕКЦИЯ ДОКУМЕНТОВ…
1. Что такое документы?
Документы содержат «информацию, которая произведена,
получена и хранится в качестве свидетельства,
либо информацию, которая создается организацией
или человеком во исполнение определенных юридических
обязательств или в ходе деловых трансакций».
Кроме того, документы – это память: то, что содержат
документы, можно «вспомнить». Но это «вспоминание
» требует некоторого усилия: память требует заботы
наподобие хорошо ухоженного сада. Документы
– это носители памяти.
2. Что такое «фонд»?
Все создают документы:
- физическое лицо: например, писатель, ученый,
художник и т. п.;
- юридическое лицо: например, ассоциация;
- государственное учреждение: правительственный
орган или ведомство;
- частная организация: корпорация или банк…
Совокупность всевозможной документации,
растущая в ходе деятельности юридического лица, и
является тем, что принято называть «фондом». Таким
образом, совокупность документации какого-либо
НПО также попадает в эту категорию.
Для НПО очень важно сохранить целостность своего
фонда путем совместного хранения всех документов,
производимых или получаемых в ходе деятельности
НПО, или путем сведения этих документов в единое
хранилище в случаях, когда они разрознены.
3. Что такое «дело»?
Дело – это группа документов, сводимых вместе в
ходе работы над определенной темой или касающихся
определенной области деятельности. Дело содержит
описание той или иной работы и представляет собой
ценность как административного, так и свидетельского
характера. Документ нельзя перемещать из
дела, частью которого он является. Вне контекста дела
документ теряет смысл и информационную ценность.
Каждый документ имеет свое место в деле, а каждое
дело является частью фонда.
… В КОТОРОЙ ЗАФИКСИРОВАНА
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ЧЕЛОВЕЧЕСТВА
В ТЕЧЕНИЕ ОПРЕДЕЛЕННОГО
ПЕРИОДА ВРЕМЕНИ …
4. Текущая документация и исторические
архивы: в чем отличие?
В англосаксонском мире существует четкое различие
между текущей, или действительной, документацией,
т.е. «документами, необходимыми в повседневной
работе», и архивами, т.е. «документами, которые более
не являются необходимыми в текущей деятельности
и которые хранятся – после или без предварительной
экспертизы – организацией, произведшей эти
документы для своих нужд, или соответствующим
архивным учреждением»2.
Можно выделить три категории документов:
- документы, используемые в управлении
текущей деятельностью, т. е. те, к которым
приходится часто обращаться. Такие документы
хранятся в офисе организации и поэтому легко доступны при необходимости.
- документы, которые более не используются часто,
но сохраняются в течение некоторого времени для
справочных целей или в соответствии с юридическими
обязательствами. Нет необходимости
хранить такие документы непосредственно в офисе
создавшей их организации. Обычно их содержат в
хранилище недалеко от офиса. Если к документам
обращаются реже 2/3 раз в месяц, их следует хранить
в центре документации (очевидно, что роль
такого центра может выполнять и специально отведенное
под хранилище помещение в офисе организации).
В США и в Европе многие НПО пользуются
услугами специальных коммерческих хранилищ,
имея возможность доступа к документации через
посредство соответствующего коммерческого провайдера.
- Долгосрочные или исторические архивы содержат
документы, длительное хранение которых
оправдано их административным значением или
исторической ценностью. Это означает, что к таким
документам следует открыть доступ для исторических
исследований и что через мекоторое время
они могут быть переданы архивной службе.
5. Все ли документы имеют
архивную ценность?
Вовсе нет. Большинство организаций всевозможных
типов уничтожают 95 % своей документации. Но в то
же время многие документы уже с момента создания
имеют потенциальную архивную ценность. Любой
НПО необходимо определенным способом архивировать
и хранить следующие типы документов:
- все документы, устанавливающие или подтверждающие
право собственности (дарственные, купчие,
контракты, договоры и т. п.);
- юридические документы (уставы, постановления,
учредительные документы и т. п.);
- дела, содержащие документы, которые связаны
с историей организации: ее деятельностью и
развитием (протоколы заседаний, документы, относящиеся
к кампаниям по сбору средств, и т. п.);
- отчеты и постановления правления;
- стратегические руководства и процедурные
правила;
- дела, содержащие информацию о сотрудниках
организации, волонтерах и партнерах;
- дела, содержащие информацию о людях и странах,
находящихся в поле деятельности организации;
- дела, содержащие информацию о грантах;
- дела, содержащие информацию о проектах;
- ежегодные отчеты о деятельности и ежегодные
финансовые отчеты;
- публикации самой организации и публикации
о ней.
Такое архивирование осуществляется еще до того, как
дела вышли из текущего пользования! Учредительные
уставы НПО имеют архивную ценность еще до публикации.
Дело, приготовленное для запланированного
общего собрания или для заседания правления, так же
уместно в архиве, как и дело, содержащее документы
общего учредительного собрания.
… И КОТОРАЯ МОЖЕТ
СОХРАНЯТЬСЯ НА ЛЮБЫХ
НОСИТЕЛЯХ
6. Являются ли документами
записи на дисках или кассетах?
Да. Документы могут быть созданы на любом носителе,
на котором можно записывать и с которого можно
воспроизводить информацию. Документация НПО
– это не только бумажные дела, содержащие написанные
от руки или печатные документы, оригиналы
и фотокопии, например, телеграмм, факсов, планов,
писем, «серой» литературы3, плакатов, договоров,
контрактов. Документация может также включать
фильмы, аудиозаписи, электронные документы,
производимые в ходе работы. Общей чертой всех
перечисленных документов является то, что они являются
результатом деятельности НПО и отражают эту
деятельность. Если такие документы имеют архивную
ценность, то для обеспечения должного доступа к ним
в будущем необходимо сохранять также сопутствующую
«бумажную» документацию (инструкции, пояснения
и т. п.). В случае электронных документов это
может означать, что содержащаяся в них информация
должна быть сохранена также на других носителях.
При этом материалы на различных носителях следует
архивировать раздельно: дискеты, фотографии, аудио-
и видеопленки не могут храниться вместе с бумажной
документацией, менее требовательной к условиям
хранения. Фотографии, аудио- и видеоматериалы (AV)
требуют особой тщательности в обращении, и поэтому
желательно перевести их для хранения в историческое
архивное учреждение. Управлять электронными
материалами следует с особой обстоятельностью еще
и потому, что у самих НПО редко есть возможность
обслуживать такие документы в течение длительного
времени. Такую документацию следует хранить в
электронном архиве, где наряду с содержанием самих
материалов помещаются «метаданные», т. е. информация
о контексте, в котором создавались материалы.
Такая информация имеет решающее значение для
обеспечения достоверности и целостности данных.
7. Следует ли организации считать,
что электронные или произведенные
с помощью других (не «бумажных
») технологий документы
являются частью ее фонда?
Да, потому что времена, когда вся информация
хранилась на бумажных носителях, давно прошли.
Электронная почта является сегодня стандартным
методом работы и общения НПО, и оказалась особенно
эффективной в случаях физической удаленности
участников друг от друга. Особенно ярко это проявляется
в тех НПО, которые основаны относительно
недавно и большинство сотрудников которых составляет
молодежь Интернет-поколения. Обычно в таких
случаях большая часть рабочих документов вовсе не
печатается на бумаге, а доступна лишь в электронном
формате. Поэтому следует уделять особое внимание
обеспечению сохранности этих виртуальных документов
и наличию технических средств доступа к
ним. Необходимо сохранять исходные установочные
диски применяемого программного обеспечения и
сопроводительную документацию к нему, поскольку
они потребуются, когда носители данных или сами
данные технически устареют и нужную информацию
уже невозможно будет прочесть, используя новое
аппаратное и программное обеспечение.
Следует также распечатывать архивируемые документы
на бумаге и сохранять копии в соответствующем
деле4.
8. Какие иные типы «цифровых
средств» могут пролить свет на деятельность
НПО и использоваться
в качестве носителей памяти?
Помимо документов, созданных при помощи текстовых
процессоров, и электронных писем, которые,
как правило, представляют собой компьютерные
файлы достаточно скромных размеров, некоторые
организации создают для своих административных и
информационных целей базы данных. Эти базы данных
(например, содержащие данные о сотрудниках)
постепенно совершенствуются и периодически обновляются
и дополняются с учетом поступающей информации.
Такие базы данных часто представляют собой
важные источники информации. Кроме того, многие
НПО создают свои собственные сайты в Интернете.
Сайты также являются мощными информационными
инструментами, а заодно – местом общения и обмена
идеями (электронные форумы, совещания и т. п.).
С момента создания любой информации в цифровом
формате следует определить и внедрить процедуру её
сохранения.
9. Как быть с аудио- и видеоматериалами,
которыми располагает
НПО?
Такие материалы включают в себя аудио-, видео- и
кинопленки, которые могут иметь архивную ценность.
Что касается аудиозаписей, следует различать
архивы фонодокументов и архивы «устной истории»,
даже если они содержатся на одинаковых носителях.
Разница между ними обусловлена способами их
создания. Архивы фонодокументов создаются в ходе
определенной деятельности и в соответствии с правилами
процедуры, которые могут быть или не быть
обязательными для выполнения. Такие архивы – часть
рабочего процесса; их использование в качестве
документальных или исторических свидетельств, как
правило, не предусматривается. Архивы же «устной
истории» создаются в контексте исторических проектов,
и, следовательно, являются не результатом или
отражением деятельности, а ее свидетельством.
10. Фоноархивами какого рода
могут располагать НПО?
Существует три типа фонодокументов:
- Записи учредительных собраний НПО, общих
собраний, советов, заседаний комитетов, а также
других рабочих встреч и даже важных телефонных
разговоров. Поскольку полная стенграфическая
запись заседаний имеется не всегда, преимуществом
аудиозаписей, в отличие от протоколов, составленных
по заметкам, сделанным в ходе собраний,
является их полнота. Когда же во время заседаний
не делаются вообще никакие заметки либо они намеренно
сокращаются или искажаются, аудиозаписи
просто незаменимы. Однако впоследствии такие аудиозаписи
могут вызывать определенные проблемы,
связанные с вопросами конфиденциальности.
- Непосредственные записи деятельности НПО или
проводимых ею открытых демонстраций, например,
записи звукового и визуального содержания
публичных празднований или уличных собраний.
В дальнейшем такие записи могут представлять
собой документальную и часто этнографическую
ценность.
- Записи, сделанные с целью информирования. Для
обеспечения эффективности своей деятельности
НПО должны информировать общественность о
своей работе и преследуемых целях. Если такая
информация распространяется профессиональной
организацией (например, радио- или телевизионным
каналом), созданные документы впоследствии
содержатся в архиве этой организации, но, как правило,
представители НПО, принимавшие участие
в программе, также получают копию записей. Для
НПО желательно сохранять коллекцию документов
такого рода. Это обеспечивает возможность более
легкого доступа к этим документам в будущем, чем
если бы их пришлось запрашивать у радио- или
телевизионных каналов, которые их создали.
- Информационные записи как любительского, так
и профессионального уровня, созданные как для
внутреннего использования, так и для публичного
представления, могут быть произведены и
силами самой НПО. В любом случае как можно
более полная коллекция таких материалов должна
сохраняться организацией. Прежде чем избавляться
от пробных эпизодов и текущего съемочного
материала, стоит учесть и оценить потенциальную
ценность информации, содержащейся в таких
материалах, но не используемой в «чистовом»
варианте.
2
Определение, данное в словаре архивных
терминов МСА (ICA’s Dictionary of
Archival Terminology) организации и поэтому
легко доступны при необходимости.
3 Серой
литературой обычно называют
документальные материалы, которые не были
опубликованы коммерческим способом.
4
Такое дело содержит информацию о типе
данных, их создателе и рабочем процессе,
результатом которого они явились.
|
|
