VI. МЕСТО ДЛЯ АРХИВА
51. Какое здание подходит для
архива?
Прежде всего, хранение документации и архивов –
это дело всей организации, а не конкретных людей,
управляющих архивом. Место, где хранится архив,
– не их дом. Выбранное для архива здание не
должно быть местом для «сваливания» в него груд
неиспользуемой документации или бесполезных и
громоздких материалов.
Архив не должен быть доступен для всех. Нельзя
позволять всем желающим входить в архив и хранить
там свою документацию в удобном для них порядке,
как никому нельзя также позволять приходить и
бесконтрольно извлекать документы. Архивные материалы,
то есть те, которые были отобраны для длительного
хранения, требуют более строгих стандартов
в обращении, чем документы, предназначенные для
краткосрочного хранения.
В архиве необходимо регулярно проводить уборку. В
помещении, где хранится архив, нужно поддерживать
постоянную температуру и влажность, контролируя
их с помощью термометра и гигрометра. Как правило,
архивы рекомендуется хранить в помещениях, где
температура не превышает + 18° C, а уровень влажности
– ниже 60 %.
52. Кто они – «враги архива»?
Их много, и о них нужно знать, вовремя оценивать
угрозу, которую они представляют и ущерб,
который они могут нанести. Пыль, вода и влажность,
огонь, солнечный и лунный свет, а также
искусственное освещение, грызуны, насекомые,
плесень, и даже неаккуратные и склонные к дурным
поступкам люди – опасны для архивов.
53. Какие меры предосторожности
нужно предпринять?
От каждого из перечисленных факторов опасности
имеются средства защиты. Постарайтесь предпринять
как можно больше профилактических мер:
Тщательно упаковывайте
архивные материалы:
Храните архивные материалы в папках и коробках,
сделанных из материалов, не содержащих кислоты.
Для упаковки материалов, временно хранящихся
перед уничтожением, пользуйтесь прочными коробками
стандартного размера.
Не складывайте газеты и плакаты в несколько слоев;
если возможно, храните их на плоской поверхности
в развернутом виде. Храните аудиоматериалы вертикально
в удалении от каких-либо магнитных полей.
Не используйте пластиковые папки и материалы, которые
могут подвергаться порче или ржаветь, например,
скобы или металлические коробки для хранения
пленки. Не пользуйтесь резиновыми кольцами для
бумаг, поскольку они высыхают и рвутся. Не применяйте
булавки и скрепки, подверженные ржавлению.
Предохраняйте архивные материалы
от воды и влаги, могущих
вызвать появление плесени:
Чтобы защитить архивные материалы от возможного
затопления, храните их на высоте по крайней мере 15
см. над полом. Регулярно проверяйте уровень влажности
в помещении. Проследите за тем, чтобы над
полками с архивными материалами не проходили водопроводные
трубы. Проверьте исправность кровли.
Предохраняйте архивные
материалы от плесени:
Регулярно очищайте дела от пыли. Убедитесь в том,
что полки не находятся в контакте с полом. Используйте
шкафы на ножках или другой опоре.
Предохраняйте архивные
материалы от огня:
Вам следует знать противопожарные стандарты, установленные
в стране, где содержится ваш архив.
Проследите за тем, чтобы никакие горючие материалы не
находились вблизи архива. Проверьте электропроводку
в помещении, где хранится архив. Запаситесь ручными,
порошковыми или углекислотными огнетушителями.
В помещении архива следует запретить курение.
Предохраняйте архивные материалы
от естественного и искусственного
света, от которого портится
бумага и обесцвечиваются
типографские краски:
На окнах установите жалюзи, ставни или повесьте
шторы из плотной ткани.
Предохраняйте архивные материалы
от грызунов (мышей и крыс):
Подвергайте деревянные поверхности специальной
обработке.
Убедитесь в том, что в помещении регулярно проводится
дератизация.
Заделайте дыры в стенах и в полу.
Убедитесь в том, что внешние трубопроводы не протекают.
Предохраняйте архивные материалы
от летающих насекомых…
Затяните окна тонкой сетью.
… и от ползающих насекомых
(термитов и тараканов):
В помещение можно допускать лишь минимальное
количество дневного света.
Регулярно и тщательно проветривайте помещение.
В странах, где термиты представляют актуальную
проблему, необходимо помнить о том, что подвальные
помещения – самое худшее место для архива, поскольку
термиты не любят дневного света.
Предохраняйте архивные
материалы от кражи:
Необходимо оборудовать замками внешние двери
здания. Запирайте архив.
Иметь свободный доступ к ключам от архива должны
только один–два человека, ответственных за помещение.
Если можете, поставьте штамп на каждом документе
или хотя бы на каждом документе, который вы
считаете важным для организации или конфиденциальным.
(Достаточно поставить отпечатки цветным
штампом с изображением логотипа организации).
Отведите определенное место для консультаций и
установите наблюдение за этим местом.
Предохраняйте архивные
материалы от утери и беспорядка:
Никогда не давайте оригиналы документов на вынос.
Делайте для этого копии.
Если выдать документы на время по каким-либо причинам
все же необходимо, сделайте две копии точного
списка выданных документов с указанием даты, когда
материалы должны быть возвращены, и попросите
человека, которому вы выдаете эти материалы
поставить свою подпись под списком. Не забудьте положить
закладку на те местa в деле, из которых были
изъяты документы.
54. Какие меры предосторожности
нужно предпринимать при
обращении с аудиоархивами?
Обязательно создайте контрольную копию, называемую
еще «вторым оригиналом», каждой записи.
Таким образом вы увеличите вероятность сохранности
материалов.
Сделайте специальные копии для пользования в соответствии
с принципами удобства и экономичности.
Например, если исходная аудио- или видеозапись
– аналоговая, второй оригинал можно сделать в
стандарте Betacam, а копию для пользования – в
стандарте VHS.
С распространением цифровых стандартов выбор все
чаще приходится делать между записями на компактдисках
и DVD, показатели сохранности и надежности
которых постоянно улучшаются.
Избегайте близости магнитных полей.
55. Как хранить дела?
После того, как на папках и коробках, в которых
хранятся дела, были проставлен архивный индекс для
их идентификации, вам предстоит решить проблему
их размещения.
По категориям:
Физическое расположение дел отражает схему
классификации архива. Этот метод требует тщательно
продуманной системы индексирования. Еще одним
его недостатком является потребность оставить
«пробелы» для будущих поступлений документации.
А предусмотреть размеры таких поступлений всегда
очень трудно – не исключено поэтому, что вам придется
перемещать или переупорядочивать значительное
количество коробок.
Или в порядке поступления:
То есть, в том порядке, в котором архив получает
коробки с документацией. Эта система позволяет
сэкономить много места, если у вас в архиве много
документации. На каждой коробке проставляют
обычный номер в соответствии с порядком ее поступления.
В такой ситуации очень важно создать
и постоянно обновлять печатный или электронный
указатель местонахождения дел, поскольку их место в
классификации не будет совпадать с порядком размещения
на полках архива. Вы можете также составить
план расположения дел в архиве.
56. А как быть с электронными
архивами?
Их тоже следует хранить в темноте, в удалении
от магнитных полей. Их носители также должны
быть упакованы в подходящие коробки так, чтобы
вероятность деформации или утери материалов была
минимальной.
Установите распорядок регулярной проверки читаемости
материалов.
57. Что делать, если документ
порвался, промок или испачкался?
При восстановлении документов не пользуйтесь прозрачной
липкой лентой. Для заклеивания разрывов лучше
применять тонкую пергаментную бумагу (кальку).
Не допускайте увлажнения архивных документов:
всегда удаляйте пыль с помощью прорезиненной
ткани или щетки.
Если документ случайно промок, сушите его между
двумя листами промокательной бумаги, меняя их по
мере впитывания ими влаги.
58. Как покрыть расходы на надлежащие
организацию и содержание
архива?
Архив, организованный надлежащим образом, экономит
ваше время и повышает эффективность вашей работы,…
но требует вложения средств в персонал и оборудование,
а также в помещение. Следовательно, организация и
содержание архива требуют специального бюджета.
Документы, частично выведенные из текущего пользования,
всегда можно разместить в коммерческом
хранилище.
Архивные материалы можно доверить организации
(например, государственному архивному учреждению
или специализированному хранилищу), занимающейся
обслуживанием архивов.
Вы можете включить статью расходов на содержание
архива в вашу культурную программу в качестве
одного из ее компонентов, целью которого будет повышение
осведомленности сотрудников и публики об
истории организации.
Какое именно решение принять относительно рабочих
документов вашей организации и тех материалов,
которые имеют историческое значение, – решать вам.
59. Где достать специальное
оборудование?
Посоветуйтесь с работниками архивной службы или
с членами профессиональной ассоциации архивистов
в вашей стране.
|
